Urlaubsplanung: Deine Rechte und Fristen als Arbeitnehmer:in

Urlaub – für viele Arbeitnehmer:innen bedeutet das die schönste Zeit des Jahres. Endlich ausschlafen, reisen, in andere Kulturen eintauchen und vor allem: Eine Pause haben von allem Stress, von Deadlines, Meetings, Vorgesetzten und Kolleg:innen. Die persönliche Erholungszeit kann einem niemand nehmen: Wer sich in einem Angestelltenverhältnis befindet, hat einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Wie viel Urlaub dir nach dem gesetzlichen Anspruch zusteht, erfährst du hier. Neben der Anzahl der verfügbaren Urlaubstage gibt es noch einige weitere Punkte, die du bei der Planung deines Urlaubs beachten solltest, um die wohlverdiente Auszeit richtig genießen zu können. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst.

Rechtliches: Kann mein Urlaub verfallen?

Der Anspruch auf Urlaub in Deutschland ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. In Österreich und in der Schweiz gelten ebenfalls entsprechende Urlaubsgesetze. Der Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer:innen wird jeweils zum Jahreswechsel erneuert und gilt dann für ein Kalenderjahr, von Januar bis Dezember.

Dennoch kann es passieren, dass Arbeitnehmer:innen am Jahresende Resturlaub übrig haben, zum Beispiel wegen einer Erkrankung im Urlaub oder weil es aus betrieblichen Gründen nicht möglich war, Urlaub zu nehmen. Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) kann der Urlaubsanspruch in diesem Fall mit ins nächste Jahr mitgenommen werden.

Achtung: Für sogenannten Resturlaub gilt eine Frist bis zum 31. März des Folgejahres. In den ersten drei Monaten muss der Resturlaub geplant und auch genommen werden, danach kann der Urlaub unter Umständen verfallen. Der Europäische Gerichtshof EuGH hat jedoch mit mehreren Entscheidungen den Urlaubsanspruch bei Verjährung gestärkt. Ob der Urlaubsanspruch verfällt, hängt laut der Rechtsprechung des EuGH auch davon ab, ob der Arbeitgeber den:die Beschäftigte:n auf den drohenden Verfall des Urlaubs hingewiesen hat. Hat der Arbeitgeber dies versäumt, bleibt der Urlaubsanspruch unter Umständen bestehen.

Kann mein Urlaub verfallen – die rechtliche Situation in Österreich

Laut österreichischem Urlaubsgesetz (UrlG) verfällt der Urlaub zwei Jahre nach dem Ende des entsprechenden Jahres (der Urlaubsanspruch für das Jahr 2023 endet also am 1.1.2026). Doch eine Entscheidung des Obersten Gerichtshofs (OGH) hat auch in Österreich die Rechte der Arbeitnehmer:innen deutlich gestärkt: Das OGH sah die Pflicht des Arbeitgebers, auf den drohenden Verfall des Urlaubs hinzuweisen, auch hier verletzt. Auch in Österreich gilt also: Ohne Vorwarnung durch den Arbeitgeber verfällt der Anspruch auf Resturlaub nach Ablauf der Frist nicht einfach.

Kann mein Urlaub verfallen – die rechtliche Situation in der Schweiz

In der Schweiz haben Angestellte noch mehr Zeit, ihren Urlaub zu nehmen. Hier verfällt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub erst nach fünf Jahren (der Urlaubsanspruch für das Jahr 2023 endet somit am 1.1.2029).

Tipp: In unserem Artikel zu dem Thema Urlaubsanspruch erfährst du, wie viel Urlaub dir als Arbeitnehmer:in zusteht.

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Kann ich mir meinen Urlaub auszahlen lassen?

Grundsätzlich haben Angestellte nicht die Möglichkeit, sich nicht genommenen Urlaub auszahlen zu lassen. Dies gilt auch zum Schutz der Mitarbeiter:innen – schließlich dient der Urlaub der persönlichen Erholung. 

Das BurlG definiert jedoch eine Ausnahme: Wenn das Arbeitsverhältnis endet, bevor der:die Mitarbeiter:in die Möglichkeit hatte, den Resturlaub zu nehmen. In diesem Fall kann der Urlaub ausbezahlt werden (und muss entsprechend versteuert werden). Diese Regelung gilt auch für Arbeitnehmer:innen in Österreich und in der Schweiz.  

Urlaubswunsch widerrufen: Ist das möglich?

Es kommt oft anders als man denkt und gerade, wenn man vom Arbeitgeber angehalten ist bereits am Jahresanfang den Urlaub zu planen, können sich Pläne ändern. Grundsätzlich gilt: Ist der Urlaub einmal genehmigt, kann er nicht ohne Weiteres einfach widerrufen oder umgeplant werden – das gilt für beide Seiten. Ein genehmigter Urlaubsantrag ist rechtlich wie ein Vertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:in anzusehen.

Das Gleiche gilt natürlich auch umgekehrt: Ist dein Urlaubswunsch einmal genehmigt und damit bestätigt, kann dein Arbeitgeber ihn nicht einfach streichen. Schließlich hast du eventuell bereits Tickets oder Hotels gebucht und benötigst dazu Planungssicherheit. Dennoch kommt es vor, dass Unternehmen Mitarbeiter:innen bitten, den Urlaubsplan zu verschieben, zum Beispiel weil Kolleg:innen krank sind oder unerwartet ein großer Auftrag reingekommen ist. In diesem Fall ist es deine persönliche Entscheidung, dem Wunsch deines Arbeitgebers nachzukommen oder nicht. Rechtlich bist du dazu nicht verpflichtet.

Kann mein Arbeitgeber meinen Urlaub verweigern?

Der Urlaub dient zur Erholung für Angestellte. Deswegen sind Arbeitgeber laut Paragraf 7 BUrlG dazu angehalten, ihren Mitarbeiter:innen eine möglichst freie Planung des Urlaubs zu ermöglichen. Auf der anderen Seite sieht das BUrlG vor, dass Unternehmen die Möglichkeit haben, einen Urlaubswunsch abzulehnen, wenn „dringende betriebliche Gründe“ vorliegen. Deswegen kann dein Arbeitgeber einen Urlaubswunsch verweigern, wenn zum Beispiel für den gleichen Zeitraum bereits viele andere Mitarbeiter:innen Urlaub beantragt haben. Kannst du deine:n Vorgesetzte:n nicht umstimmen, bleibt dir nichts anderes übrig als deine Planung zu ändern. 

Wie lange vorher muss ich meinen Urlaubsantrag abgeben?

Es gibt keine verbindlichen Vorgaben, wie lange im Voraus ein Urlaubsantrag gestellt werden muss. In vielen Unternehmen ist es auch spontan möglich, Urlaub zu nehmen. Wenn du in deinem Unternehmen bestimmte Fristen beim Urlaubsantrag beachten musst, steht das in deinem Arbeitsvertrag. Auch hier bietet sich an: Erfrage bei Anstellungsbeginn, wie die aktuelle Handhabung für die Urlaubsplanung bei deinem Arbeitgeber aussieht.

Urlaubssperre – was ist das?

Die gesetzliche Grundlage für eine sogenannte „Urlaubssperre“ ergibt sich ebenfalls aus Paragraf 7 BUrlG: Liegen sogenannte „dringende betriebliche Gründe“ vor, kann ein Unternehmen auch eine generelle Urlaubssperre für einen bestimmten Zeitraum verhängen. Während der Urlaubssperre darf kein:e Mitarbeiter:in Urlaub nehmen. 

Beispiele für dringende betriebliche Gründe, die eine Urlaubssperre rechtfertigen:

• Der Bedarf an Personal ist zu einer bestimmten Jahreszeit besonders hoch. Dies gilt zum Beispiel für die Gastronomie und Hotellerie zu den Ferienzeiten oder für den Einzelhandel vor Weihnachten.
• Das Unternehmen befindet sich in einer Krise. Um Schaden für Betrieb und Mitarbeiter:innen abzuwehren, können Unternehmen zeitweise eine Urlaubssperre verhängen.
• Eine große Zahl von Mitarbeiter:innen ist krank. Wenn der Krankenstand so hoch ist, dass zusätzlicher Urlaub die Betriebsfähigkeit gefährdet, können Unternehmen eine vorübergehende Urlaubssperre verhängen.
• Wenn alle gleichzeitig Urlaub nehmen möchten, zum Beispiel in den Sommerferien. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Urlaubsplanung nach sozialen Faktoren zu gestalten und zum Beispiel während der Sommerferien die Urlaubswünsche von Vätern und Müttern bevorzugen.

Wie lange darf eine Urlaubssperre dauern?

Eine Urlaubssperre kann sich auf einen einzigen Tag beziehen oder mehrere Tage oder gar Wochen betragen, Arbeitgeber haben bezüglich der Länge von Urlaubssperren keine gesetzlich vorgegebenen Einschränkungen. Je länger eine Urlaubssperre dauert, desto dringlicher muss ihr Grund sein. Schließlich gilt der Grundsatz, dass Unternehmen es ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen müssen, den ihnen zustehenden Urlaub nehmen können.

Zwangsurlaub – aka Betriebsferien

Ja, Unternehmen können ihre Mitarbeiter:innen auch zwingen, Urlaub zu nehmen – beziehungsweise einen Teil der ihnen zustehenden Urlaubstage zu einem bestimmten Zeitpunkt zu nehmen. Die Rede ist von den Betriebsferien. Bei produzierenden Unternehmen oder in Arztpraxen ist Betriebsurlaub gängige Praxis. In einem bestimmten Zeitraum (zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr) ist der komplette Betrieb geschlossen – und alle Angestellten müssen Urlaub nehmen. Paragraf 7 BUrlG bildet auch die Grundlage für eine Betriebsurlaubsregelung. Bei der Planung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche der Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen – es sei denn, „dringende betriebliche Belange“ stehen dem gegenüber.

Es gibt keine klaren gesetzlichen Vorgaben, wie lange verpflichtende Betriebsferien maximal sein dürfen. In der Praxis betragen Betriebsferien maximal zwei Wochen oder zehn Arbeitstage. Den Rest der Urlaubstage können die Mitarbeiter:innen flexibel planen. 

Jobwechsel – was passiert mit meinem Urlaub?

Unabhängig davon, ob du selber kündigst oder ob du von deinem Arbeitgeber gekündigt wirst: Ob sich eine Kündigung auf deinen Urlaubsanspruch auswirkt, hängt vom Zeitpunkt ab. Bereits bestehende Urlaubspläne solltest du daher bei einer Kündigung berücksichtigen. Wie oben bereits erwähnt, hast du bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Anspruch, nicht genommenen Urlaub ausbezahlt zu bekommen.

Letztes Update: 27. Februar 2024