Arbeitszeugnis: Das bedeuten die Formulierungen
Wenn dein Arbeitsverhältnis beendet ist, hast du Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgeber der sogenannten Wohlwollenspflicht bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen unterliegen. Arbeitszeugnisse müssen wahrheitsgemäß formuliert werden, sie dürfen die weitere berufliche Karriere nicht nachteilig beeinflussen.
Arbeitszeugnisse zu früheren Jobs sind fester Bestandteil der Bewerbungsunterlagen. Viele Arbeitgeber fragen gezielt danach, spätestens wenn du im Auswahlprozess zu den engeren Kandidat:innen zählst. Dein Arbeitszeugnis ist also durchaus ausschlaggebend bei der Entscheidung, ob du einen Job bekommst oder nicht.
Wie viele offizielle Dokumente sind Arbeitszeugnisse oft vermeintlich kompliziert formuliert. Mit etwas Hintergrundwissen lässt sich aus den Formulierungen ablesen, welche Schulnote dir dein ehemaliger Arbeitgeber gibt. Umso wichtiger, dass du weißt, was sich hinter Formulierungen und Codes verbirgt.
Arbeitszeugnis: Formelle Anforderungen
Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich um ein offizielles Dokument. Bisher musste es schriftlich erstellt werden und im Original unterschrieben sein. Seit Januar 2025 ist ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form gültig und darf mit einer digitalen Signatur gezeichnet werden. Für das Arbeitszeugnis muss das offizielle Briefpapier des Unternehmens verwendet werden, das in Briefvorlagen übliche Anschriftenfeld darf nicht ausgefüllt sein. Bei der Übergabe in analoger Form muss das Arbeitszeugnis sauber sein (keine Knicke oder Flecken). Im besten Fall wird das Zeugnis in einem A4-Umschlag persönlich überreicht. Es ist auch okay, wenn das Arbeitszeugnis sauber gefaltet in einem kleineren Umschlag verschickt wird, dabei darf jedoch nicht die Lesbarkeit beeinträchtigt werden. Schließlich wirst du das Dokument ja einscannen oder kopieren.
Außerdem muss das Arbeitszeugnis folgende Informationen enthalten:
Checkliste
- Angaben zum Unternehmen (Name, Adresse)
- Angaben zum:zur Arbeitnehmer:in (Name)
- Informationen zu Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
- Beschreibung der Tätigkeit (wenn du mehrere Positionen innehattest, müssen alle genannt werden)
- Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten (nur beim qualifizierten Arbeitszeugnis, mehr dazu weiter unten im Text)
- Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (optional, nur mit deinem Einverständnis)
- Ort, Datum und Unterschrift (zum Beispiel eines:einer HR-Verantwortlichen)
Arbeitszeugnis: Typischer Aufbau und Struktur
Auch der Aufbau eines Arbeitszeugnisses ist wichtig. Wenn du dein Arbeitszeugnis erhältst, solltest du darauf achten, dass es nach dieser Struktur gegliedert ist:
Einleitungsteil
- Überschrift: Arbeitszeugnis/ Zwischenzeugnis
- Einleitung mit Jobtitel und Beschäftigungsdaten: „Herr/ Frau … trat am … in unser Unternehmen ein…“
- Beruflicher Werdegang im Unternehmen: „Herr/ Frau … wurde zunächst als … und ab … als … eingesetzt…“
- Beschreibung der zuletzt ausgeübten Tätigkeit: „Zu seinen/ ihren Aufgaben zählte:…“
Leistungsbeurteilung: Beurteilung der Leistung und des Erfolges (nur für qualifiziertes Arbeitszeugnis)
- Arbeitsbereitschaft: „Herr/ Frau … war motiviert/ engagiert …“
- Arbeitsbefähigung: „Er/ Sie war sehr belastbar und ausdauernd …“
- Fachkenntnisse/ Weiterbildung: „Er/ Sie verfügt über fundierte Fachkenntnisse …“
- Arbeitsweise/ Arbeitsstil: „Er/ Sie führte die Aufgaben selbständig aus …“
- Arbeitserfolg/ Arbeitsergebnisse: „Er/ Sie lieferte eine gute Arbeitsqualität …“
- Konkrete herausragende Erfolge: „Insbesondere im Bereich … erzielte er/ sie überdurchschnittliche Ergebnisse.“
- Leistungszusammenfassung: „Alle Aufgaben erledigte er/ sie zu unserer vollen Zufriedenheit.“
Verhaltensbeurteilung: Beurteilung des Sozialverhaltens (nur für qualifiziertes Arbeitszeugnis)
- Verhalten intern: „Sein/ Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei.“
- Verhalten extern: „Geschäftspartnern und Kunden gegenüber trat er/ sie höflich und gewandt auf.“
- Sonstiges Verhalten/ Ergänzungen: „Er/ Sie war vertrauenswürdig…“
Schlussteil
- Beendigungsformel (nur, wenn von der:dem Mitarbeiter:in gewünscht): „Herr/ Frau … verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch…“
- Dankes-/ Bedauernsformel: „Wir danken ihm/ ihr für die guten Leistungen.“
- Zukunfts- und Erfolgswünsche: „Wir wünschen ihm/ ihr für die Zukunft alles Gute.“
- Unterschrift des Zeugnisausstellers mit Angabe von Rang und Kompetenz
- Ausstellungsdatum und -ort
Verbotene Informationen im Arbeitszeugnis
Bestimmte Formulierungen und Informationen sind im Arbeitszeugnis generell verboten. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Unternehmen, persönliche Informationen über ehemalige Mitarbeiter:innen im Arbeitszeugnis zu erwähnen, um Diskriminierung am Arbeitsplatz zu verhindern. Aus deinem Arbeitszeugnis darf weder deine Religionszugehörigkeit hervorgehen, noch darf es (versteckte) Hinweise auf deine politische Einstellung oder die Zugehörigkeit zu einer Ethnie enthalten. Falls du im Betriebsrat aktiv warst, hat diese Information nur dann etwas im Arbeitszeugnis zu suchen, wenn du dies wünschst.
Formulierungen im Arbeitszeugnis: Was sie bedeuten und welche
Auch Codes oder Geheimzeichen sind im Arbeitszeugnis unzulässig. Allerdings haben sich in der HR-Welt gewisse Formulierungen etabliert, die fast die gleiche Wirkung haben wie Codes: Nur wer sie kennt, kann die Bedeutung hinter den Sätzen verstehen – und damit, wie zufrieden dein Arbeitgeber mit dir war.
Oft kommt es auf kleine Details an: Wenige Buchstaben mehr oder weniger verraten, ob dein Arbeitgeber dir in Schulnoten eine 1 oder eher eine 4 für deine Leistung geben würde. Unternehmen können selbst entscheiden, welche Formulierungen sie verwenden und welche positiven oder negativen Leistungen sie im Arbeitszeugnis hervorheben. Allerdings müssen alle Aussagen der Wahrheit entsprechen.
Übrigens: Viele Arbeitgeber schreiben die Arbeitszeugnisse für ausscheidende Mitarbeiter:innen nicht mehr selber, sondern lassen sie von Tools generieren: Man speist den Generator mit Informationen zu Mitarbeiter:innen und gibt eine Bewertung ab. Das Tool formuliert dann die Sätze – entsprechend der etablierten Formulierungen.
Die Reihenfolge macht es aus
Einleitung, Hauptteil, Schluss: Schon in der Schule haben wir gelernt, dass eine formelle Abfolge über gute und schlechte Noten entscheidet. Und das gilt auch für dein Arbeitszeugnis. Werden beispielsweise zuerst deine Kundenfreundlichkeit und dein aufgeschlossenes Verhalten gegenüber Kolleg:innen erwähnt, ist das leider kein herausragendes Lob deiner sozialen Kompetenzen. Vielmehr verrät es dem:der Personaler:in deines zukünftigen Traumjobs: An sich nett, aber bei den fachlichen Leistungen hapert es. Das gilt übrigens auch bezüglich deines Verhältnisses zu Vorgesetzten. Wird erst nach dem Umgang mit Kolleg:innen dein Verhalten zur Chefetage erwähnt, ist dies kein gutes Zeichen.
Aktiv ist besser als Passiv
Genauso wichtig ist die Wortwahl: Generell hinterlassen aktive Formulierungen wie „gestaltete“, „analysierte“ und „integrierte“ einen besseren Eindruck beim neuen Arbeitgeber als passive Schreibweisen wie „hatte abzuarbeiten“ und „wurde angewiesen“. Diese Formulierungen sollten besser nicht in deinem Arbeitszeugnis auftauchen! Dasselbe gilt für doppelte Verneinungen: So verrät dein Arbeitszeugnis, dass jemand der:die „nichts zu beanstanden“ hat, eben auch leider nichts Positives zu berichten hat.
Formulierungen im Arbeitszeugnis in Noten
Auf das Detail kommt es an: Denn einige Wörter und Endungen verraten dir sofort deine Note. Hier einige Beispiele:
| Note 1 (Sehr gut) | „Herr Müller hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit bearbeitet.“ |
| Note 2 (Gut) | „Herr Müller hat seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit bearbeitet.“ |
| Note 3 (Befriedigend) | „Herr Müller hat seine Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit bearbeitet.“ |
| Note 4 (Ausreichend) | „Herr Müller hat seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit bearbeitet.“ |
| Note 5 (Mangelhaft) | „Herr Müller hat sich stets bemüht, seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu bearbeitet.“ |
Dein Ziel sollte ein Arbeitszeugnis von Gut oder Sehr gut sein. Denn anders als in der Schule reicht Note 3 (Befriedigend) bei der Jobsuche oft nicht aus – auch weil die Arbeitgeber davon ausgehen, dass ein Arbeitszeugnis eher wohlwollend als kritisch formuliert ist.
Das wichtigste kommt am Ende: Der Schlusssatz im Arbeitszeugnis
Der letzte Absatz im Arbeitszeugnis ist wahrscheinlich der wichtigste. Die Schlussformel fasst die vorherigen Aussagen zusammen und ist das zentrale Element, das dem:der Leser:in im Kopf bleibt. Kein Wunder, dass sich auch für die Schlussformel Codes und Formulierungen etabliert haben. Das Ende eines Arbeitszeugnisses besteht im besten Fall aus vier Bestandteilen:
- Angabe des Grundes für die Beendigung der Zusammenarbeit
- Bedauern über den Weggang
- Dank an den:die ehemalige Mitarbeiter:in
- Gute Wünsche für die Zukunft
Eine Schlussformel mit Note 1 könnte zum Beispiel so lauten: „Frau Meier verlässt das Unternehmen aus eigener Entscheidung. Wir bedauern dies sehr und bedanken uns für die stets gute Zusammenarbeit. Für ihre weitere Zukunft wünschen wir Frau Meier alles Gute.“
Muss der Kündigungsgrund im Abschlusszeugnis genannt werden?
Der Arbeitgeber darf den Kündigungsgrund nur dann nennen, wenn du dies möchtest. Hast du selbst gekündigt, kann das sinnvoll sein. Auch wenn dein Unternehmen dir aus wirtschaftlichen Gründen kündigen musste, ist es in deinem Interesse, wenn der Grund genannt wird – so wird klar, dass du nicht aufgrund fehlender Leistung das Unternehmen verlassen musst.
Kann der Arbeitgeber den Schlussteil im Arbeitszeugnis weglassen?
Fehlt in deinem Arbeitszeugnis die Schlussformel komplett, ist dies ein schlechtes Zeichen. Es zeigt: Der Arbeitgeber hat weder das Bedürfnis, dir zu danken noch dir einen guten weiteren Weg zu wünschen. Das kann auf ein schwerwiegendes persönliches Fehlverhalten hinweisen. Es ist schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen grundlos gegen diesen Code verstößt. Allerdings urteilte das Bundesarbeitsgericht BAG 2022, dass Unternehmen nicht verpflichtet sind, Arbeitszeugnisse mit einer Schlussformel zu versehen. Eine solche Verpflichtung würde einen Eingriff in die Meinungsfreiheit des Unternehmens eingreifen.
Kann ich die Formulierungen in meinem Arbeitszeugnis prüfen lassen?
Wenn du dir trotz der Erläuterungen unsicher bist oder das Arbeitszeugnis ein unkorrektes Bild deiner Leistung abgibt, solltest du dein Zeugnis prüfen (lassen). Es gibt eine Auswahl an Diensten im Internet, die sich auf die Prüfung von Zeugnissen und Dokumenten spezialisiert haben. Natürlich kannst du dich auch an eine Anwaltskanzlei mit dem Schwerpunkt Arbeitsrecht wenden, allerdings entstehen dir so Kosten. Verfügst du über eine Rechtsschutzversicherung, kannst du über diese eine kostenlose Prüfung durch einen Anwalt vornehmen lassen. In jeder größeren Stadt gibt es eine öffentliche Rechtsberatung, die Bürger:innen gegen geringeres Entgelt nutzen können. Auch die Verbraucherzentralen bieten Beratung und Unterstützung für die Prüfung von Arbeitszeugnissen.
Erfahre hier, welche Schritte du unternehmen kannst, um dein Zeugnis ändern zu lassen und ob du es dir auch selbst formulieren darfst.
