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Abwesenheitsnotiz: Beispiele & Vorlagen

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort auf E-Mails oder Nachrichten in Tools wie Teams oder Slack, die über eine temporäre Unerreichbarkeit informiert. Sie sollte ab einem Tag Abwesenheit aktiviert werden, besonders bei regelmäßigem Kundenkontakt.

Wichtige Bestandteile sind: Anrede, Abwesenheitszeitraum, Informationen zur Vertretung, Hinweis zur Weiterleitung und ein freundlicher Abschluss. Es gibt verschiedene Arten von Abwesenheitsnotizen, von klassisch bis humorvoll. Vorlagen und Beispiele helfen bei der Formulierung. Bei Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder Kündigung gibt es spezielle Formulierungen. Die Einrichtung erfolgt in Outlook, Gmail und Microsoft Teams über die jeweiligen Einstellungen. In Teams kann zusätzlich zum Status auch eine automatische Nachricht aktiviert werden.

Eine Abwesenheitsnotiz ist ein kurzer, vorformulierter Text, der automatisch verschickt wird, wenn du gerade nicht auf berufliche Anfragen reagieren kannst.

Klassischerweise richtet man eine solche Abwesenheitsnachricht für das berufliche E-Mail-Postfach ein, bevor man in den Urlaub geht, geschäftlich verreist oder aus anderen Gründen für eine längere Zeit nicht erreichbar ist. Seit einiger Zeit werden vor allem für die interne Kommunikation in Unternehmen neue digitale Kommunikationswege wie Microsoft Teams oder Slack genutzt. Auch in diesen Tools können automatische Abwesenheitsnachrichten aktiviert werden. Wir zeigen dir, wie du eine perfekte Abwesenheitsnotiz erstellen kannst und was unbedingt darin stehen sollte.

Warum sollte man eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Die Antwort liegt auf der Hand: Wer dir eine berufliche E-Mail oder eine Nachricht per Slack oder Teams schickt, erwartet in der Regel ein Feedback. Ohne Abwesenheitsnotiz ist dem:der Absender:in  nicht klar, dass du aktuell nicht erreichbar bist.

Besonders wenn du im Kundenkontakt stehst, solltest du auch für kürzere Abwesenheiten eine entsprechende Abwesenheitsmail einstellen. So kannst du sicherstellen, dass Anfragen nicht allzu lange unbeantwortet bleiben und dringende Anliegen beispielsweise an eine mögliche Vertretung weitergeleitet werden können.

In welchen Situationen sollte man eine automatische Abwesenheitsnotiz aktivieren?

Viele Unternehmen haben Guidelines, die vorschreiben, in welchen Situationen man eine Abwesenheitsnachricht aktivieren sollte. Wenn es in deinem Unternehmen keine feste Regel diesbezüglich gibt, kannst du als Faustregel ab mehr als einem Tag Abwesenheit eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten. Wenn deine Kontakte daran gewöhnt sind, dass du besonders schnell antwortest, kannst du auch schon bei einem halben Tag Abwesenheit eine entsprechende Auto Reply-Nachricht aktivieren.

Typische Situationen für eine Abwesenheitsnachricht sind:

Das sollte in einer Abwesenheitsnachricht stehen

Eine professionelle Abwesenheitsnotiz kann kurz und knapp formuliert sein, sollte aber folgende Punkte enthalten:

1. Eine passende Anrede und Wertschätzung:

Beginne deine Abwesenheitsnachricht wie alle anderen geschäftlichen E-Mails mit einem Gruß und bedanke dich für die Nachricht.

„Liebe:r Sender:in, herzlichen Dank für Ihre E-Mail.“

2. Eckdaten deiner Abwesenheit:

Informiere über den Zeitraum deiner Abwesenheit, im Krankheitsfall kannst du dich auch vage ausdrücken.

„Vom 20. bis 28. September bin ich im Urlaub und daher nicht erreichbar.“

„Ich bin voraussichtlich bis zum 28. September nicht erreichbar.“

3. Informationen zu deiner Vertretung

Wenn du während deiner Abwesenheit von einer anderen Person vertreten wirst, erwähne dies auch in der Abwesenheitsnotiz.

„Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Frau Müller. Sie erreichen sie per E-Mail (mustermann@firma.de) oder telefonisch unter 0172/xxxx.“

4. Informationen zur automatischen Weiterleitung

Gib an, ob die E-Mail automatisch weitergeleitet wird (zum Beispiel an deine Vertretung) oder ob du sie nach deiner Rückkehr beantworten wirst.

5. Freundlicher Abschluss

Beende die Abwesenheitsnachricht mit einer Grußformel, die du auch sonst in E-Mails benutzt.

Automatische Abwesenheitsnotiz: Beispiele, Vorlagen und Muster

In vielen Unternehmen gibt es Vorlagen für Abwesenheitsnotizen. In diesem Fall solltest du dich bei der Formulierung deiner automatischen E-Mail-Antwort auch an dieser orientieren. Andernfalls kannst du dich von unseren Beispielen inspirieren lassen.

Ob du eine Abwesenheitsnotiz im Urlaub benötigst, beruflich unterwegs bist oder wegen Krankheit nicht arbeiten kannst, wir haben passende Vorlagen und Muster für dich zusammengestellt.

Tipp

Du kannst für deine internen Kontakte und für deine externen Kontakte unterschiedliche Abwesenheitsnotizen festlegen.

Klassische Abwesenheitsnotiz im Urlaub: verschiedene Vorlagen

Der Urlaub ist der häufigste Grund für das Einrichten einer automatischen E-Mail-Antwort. Je nachdem, wie die Unternehmenskultur in deinem Betrieb ist und wie du sonst mit deinen Kund:innen oder Kolleg:innen kommunizierst, kann deine Abwesenheitsnotiz im Urlaub eher klassisch-formell, persönlich oder sogar etwas humorvoll ausfallen.

Wichtig ist dabei vor allem, dass alle relevanten Informationen – wie der genaue Zeitraum deiner Abwesenheit und eine mögliche Vertretung – enthalten sind. Die folgenden Vorlagen und Muster kannst du direkt als Abwesenheitsmail für deinen nächsten Urlaub kopieren und anpassen:

Die klassische Abwesenheitsnotiz

Eine klassische Abwesenheitsnotiz ist klar formuliert und konzentriert sich auf die wesentlichen Fakten.

Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Dein Name]ist bis [Enddatum] nicht erreichbar

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom [Startdatum] bis [Enddatum] bin ich nicht per E-Mail erreichbar.

Ich werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung], erreichbar unter [Kontaktdaten der Vertretung]..

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Die freundliche Abwesenheitsnotiz

Die Formulierung deiner automatischen Antwort sollte zu deinem normalen Kommunikationsstil passen. Pflegst du einen persönlichen Kontakt zu deinen Kund:innen oder nutzt im Arbeitsalltag das „Du“, kannst du das in deiner Abwesenheitsnotiz genauso übernehmen.

Betreff: Abwesenheitsnotiz: Ich habe Urlaub vom [Startdatum] bis [Enddatum]

Ahoi,

vom [Startdatum] bis [Enddatum] bin ich nicht erreichbar. Während du mir diese E-Mail schickst, befinde ich mich wahrscheinlich gerade irgendwo vor einer der griechischen Inseln auf einem Segelboot. Ja, richtig gelesen, ich genieße in dieser Zeit meinen langersehnten Urlaub.

Deine Nachricht wird nicht weitergeleitet, aber in dringenden Angelegenheiten kannst du dich an [Name der Vertretung], erreichbar unter [Kontaktdaten der Vertretung], wenden.

Ab dem [Enddatum] bin ich auch wieder für dich da und werde mich so schnell wie möglich zurückmelden.

Viele Grüße,

[Dein Name]

Die elegante Abwesenheitsnotiz

Automatische Antworten können bei Absender:innen Frust auslösen, wenn sie eine schnelle Antwort erhoffen. Eine elegant formulierte Abwesenheitsnachricht nimmt diesen Frust und sorgt direkt für ein positives Gefühl.

Betreff: Abwesenheitsnachricht: Nicht im Büro vom [Startdatum] bis [Enddatum]

Sehr geehrte:r [Name des:der Sender:in],

Ihre E-Mail erreicht mich während meiner Abwesenheit, ab dem [Enddatum] bin ich wieder im Einsatz.

So lange wollen oder können Sie nicht warten? Keine Sorge, meine Vertretung [Name der Vertretung] wird mich in dieser Zeit vertreten. Sie kennt sich in allen meinen Projekten aus und kann Ihnen sicher schnell weiterhelfen.

Sie erreichen [Name der Vertretung] per E-Mail:[E-Mail-Adresse der Vertretung]  oder telefonisch: [Telefonnummer der Vertretung].

Herzliche Grüße,

[Dein Name]

Die kundenorientierte Abwesenheitsnotiz (für Vertrieb & Service)

Wenn du im Vertrieb, Support oder Kundenservice tätig bist, steht eine schnelle und zuverlässige Hilfe im Vordergrund. Eine kundenorientierte Abwesenheitsnotiz nimmt Anfragen wertschätzend entgegen und leitet Kund:innen direkt an die passende Ansprechperson weiter.

Betreff: Ihre Anfrage bei [Firmenname]: Abwesenheitsnotiz von [Dein Name]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich bin vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] beruflich unterwegs/im Urlaub. Damit Ihr Anliegen ohne Verzögerung bearbeitet wird, steht Ihnen mein Team gerne zur Seite:

Vertretung: [Name der Vertretung]

E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Telefon: [Telefonnummer]

Ab dem [Datum] bin ich wieder persönlich für Sie da und melde mich schnellstmöglich bei Ihnen.

Herzliche Grüße,

[Dein Name]

Die kurze & knackige Abwesenheitsnotiz

In manchen Branchen oder bei internen Abwesenheitsnotizen braucht es kein langes Vorwort. Eine kurze und prägnante Formel bringt alle Fakten ohne Schnörkel auf den Punkt.

Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Dein Name] bis [Datum] nicht erreichbar

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Startdatum] bis einschließlich [Enddatum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse].

Beste Grüße,

[Dein Name]

Die lustige Abwesenheitsnotiz

Ungewöhnliche Abwesenheitsnotizen, die nicht nach dem 0815-Schema formuliert sind, können sehr unterhaltsam sein. Allerdings solltest du dir sicher sein, dass deine Kontakte diesen Humor verstehen.

Betreff: Ich bin nicht dahaaaaa

Aloa,

ich habe alle meine Kohle zusammengekratzt und befinde mich auf einer einsamen Südseeinsel. Während meines wohlverdienten Traumurlaubs vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] könntest du mich vielleicht per Flaschenpost oder Rauchzeichen erreichen – aber nicht über diese Mail.

Na, neidisch geworden? Warte ab, wenn ich dir ab dem [Enddatum] erst erzähle, wie mega cool es gewesen sein wird.

Aber keine Sorge: Dein nächster Urlaub kommt bestimmt. 😉

Bis bald,

[Dein Name]

P.S.: Wenn es etwas gibt, das wirklich nicht warten kann, bis ich wieder zurück bin, wende dich bitte an [Name der Vertretung].

Und weil du dir ein Schmunzeln nicht verdrücken konntest, kommen hier noch zwei mehr:

Betreff: OOO

Fehler 404: Mitarbeiter nicht gefunden. Ich bin bis [Enddatum] auf System-Update im Urlaub. Datenpakete (a.k.a. E-Mails) werden erst nach erfolgreichem Neustart bearbeitet. Bei akuten Systemabstürzen hilft [Name der Vertretung] – völlig virenfrei!

Bis bald,

[Dein Name]

[AKKORDEON START]

Betreff: Auf Mission

Aloha!

Ich bin aktuell auf einer wichtigen Mission: Die Qualität von Strandliegen und Cocktails wird getestet – Fernab von Wifi empfang. Ich bin ab [Enddatum] wieder zurück und garantiert bestens erholt.  Sie können nicht länger warten? Schreiben Sie bitte an [Name der Vertretung]. Ich genieße solang die Ferne.

Mahalo!

[Dein Name]

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Eine Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub hat einen erfreulichen Hintergrund. Es gibt jeden Grund zur Freude und wahrscheinlich werden sich deine Kontakte mit dir freuen. Bei einer Abwesenheitsnachricht aufgrund von Krankheit sieht es anders aus. Wenn du mehr als einen Arbeitstag ausfällst, solltest du ebenfalls eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Es bietet sich an, sie auf klassische Weise zu formulieren. Den Grund für deine Abwesenheit (Krankheit) kannst du erwähnen, musst es aber nicht!

Klassische Vorlage bei krankheitsbedingtem Ausfall

Betreff: Abwesenheitsnachricht für [Dein Name]

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund von Krankheit kann ich Ihre E-Mail leider aktuell nicht beantworten. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Vertretung [Name der Vertretung] ([Kontaktdaten der Vertretung]). Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

Bleiben Sie gesund!

Herzliche Grüße,

[Dein Name]

Wichtig: Solltest du für längere Zeit ausfallen, kannst du erwähnen, dass du für unbestimmte Zeit nicht erreichbar bist. In diesem Fall bietet es sich an, eine automatische Weiterleitung zu aktivieren, damit keine E-Mail liegen bleibt.

Abwesenheitsnotiz bei Mutterschutz oder Elternzeit

Während deines Mutterschutzes und/oder der Elternzeit wirst du für eine längere Zeit nicht beruflich erreichbar sein. Das Gute: Diese Abwesenheit kommt nicht überraschend, du kannst dich vorbereiten und im besten Fall gibt es eine Vertretung, an die deine E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Dennoch solltest du eine Abwesenheitsnachricht aktivieren. Wie bei der Abwesenheitsnotiz bei Krankheit gilt auch bei Mutterschutz und Elternzeit: Du kannst den Grund deiner Abwesenheit in deiner Abwesenheitsnotiz erwähnen, musst das aber nicht.

Vorlage für längere familiäre Auszeiten

Betreff: Abwesenheitsnotiz [Dein Name]

Liebe:r Sender:in,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich bis zum [Enddatum] in Elternzeit und bin daher nicht erreichbar (alternativ: Ich bin aus familiären Gründen voraussichtlich bis zum [Enddatum] beruflich nicht erreichbar). Ihre Nachricht wird automatisch weitergeleitet an meine Vertretung [Name der Vertretung], die mich in dieser Zeit vertritt.

Sie erreichen [Name der Vertretung] per E-Mail unter [E-Mail-Adresse der Vertretung] sowie telefonisch unter [Telefonnummer der Vertretung].

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Die Abwesenheitsnotiz im Falle einer Kündigung ist etwas heikel. Aus Sicht des Unternehmens ist es wichtig, dass keine Kontakte durch das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen verloren gehen und E-Mails ins Leere laufen. Ausscheidende Mitarbeiter:innen wollen nicht einfach verschwinden, ohne ihren Kontakten eine entsprechende Nachricht hinterlassen zu haben. Im besten Fall wird eine Abwesenheitsnotiz bei Kündigung vom:von der Arbeitgeber:in und von der ausscheidenden Person gemeinsam neutral und professional formuliert.

Wie in allen anderen Fällen, ist es besonders wichtig, in der Abwesenheitsnotiz eine:n Ansprechpartner:in zu nennen. Üblicherweise wird für drei bis sechs Monate nach dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen eine Abwesenheitsnotiz aktiviert. Danach wird das Postfach deaktiviert.

Betreff: [Dein Name] ist nicht erreichbar

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich arbeite seit dem [Startdatum] nicht mehr für [Name des Unternehmens] und kann daher diese E-Mail nicht selbst beantworten. Wenden Sie sich bitte an meine:n Nachfolger:in [Name der Nachfolge] (E-Mail:[E-Mail-Adresse der Nachfolge]; Telefon: [Telefonnummer der Nachfolge]), die Ihnen gerne weiterhilft.

Herzlichen Dank für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren.

Beste Grüße,

Achtung: Automatische Weiterleitungen nach einer Kündigung sind datenschutzrechtlich eine Grauzone. Die persönliche E-Mail-Adresse enthält üblicherweise Vor- und Nachnamen und damit persönliche Daten. Wenn der:die Arbeitgeber:in nicht vorgegeben hat, dass die Firmen-Adresse nur für berufliche Zwecke genutzt werden darf, darf er keine automatische Weiterleitung aktivieren. Ohne automatische E-Mail-Antwort bleiben E-Mails daher im schlimmsten Fall unbeantwortet.

Abwesenheitsnotiz bei Geschäftsreise und Konferenz

Bist du geschäftlich unterwegs, auf einer Messe oder nimmst an einer mehrtägigen Fortbildung teil, arbeitest du zwar, kannst aber deine E-Mails meist nur unregelmäßig oder erst abends prüfen. Mit einer speziellen Abwesenheitsnotiz schaffst du Transparenz über deine eingeschränkte Erreichbarkeit.

Betreff: Eingeschränkte Erreichbarkeit: [Dein Name] auf Geschäftsreise

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich nehme vom [Startdatum] bis [Enddatum] an einer Konferenz/Geschäftsreise teil und kann meine E-Mails nur zeitverzögert lesen.

Sollte Ihr Anliegen keinen Aufschub dulden, wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse]. Andernfalls antworte ich Ihnen so schnell wie möglich nach meiner Rückkehr.

Freundliche Grüße,

[Dein Name]

Abwesenheitsnotiz für Feiertage und Betriebsurlaub

Über Weihnachten, den Jahreswechsel oder während gemeinsamer Sommer-Betriebsferien steht oft das gesamte Unternehmen still. In diesem Fall empfiehlt sich eine abgestimmte Abwesenheitsnotiz für das ganze Team, die Absender:innen darüber informiert, dass während dieses Zeitraums keine E-Mails bearbeitet werden.

Betreff: Abwesenheitsnotiz: Betriebsferien bei [Firmenname]

Hallo und vielen Dank für deine/Ihre Nachricht!

Unser gesamtes Team befindet sich vom [Startdatum] bis [Enddatum] im Betriebsurlaub. In dieser Zeit werden keine E-Mails gelesen oder bearbeitet.

Ab dem [Datum] sind wir mit frischer Energie wieder wie gewohnt für dich/Sie erreichbar.

Wir wünschen eine schöne Zeit und senden beste Grüße,

[Dein Name / Dein Team]

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook

Folge diesen Schritten, um in Outlook eine Abwesenheitsnotiz festzulegen:

  1. Klicke oben links auf „Datei“ und wähle unter „Informationen“ den Punkt „Automatische Antworten“ aus.
  2. Wähle im neuen Fenster die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
  3. Optional: Setze den Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“ und definiere Start- sowie Enddatum deiner Abwesenheit.
  4. Gib deinen Text ein: Nutze die beiden Reiter „Innerhalb meiner Organisation“ (für Kolleg:innen) und „Außerhalb meiner Organisation“ (für externe Anfragen). Klicke anschließend auf „OK“.

In dem oberen Kästchen kannst du den Text für deine Abwesenheitsnotiz an firmeninterne Kontakte eingeben. In dem unteren Kästchen kannst du den Text für deine Abwesenheitsnotiz an externe Kontakte eingeben.

Geschafft. Du hast deine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet. Sollte sich der Zeitraum deiner Abwesenheit verändern, kannst du die Einstellungen für die automatische E-Mail jederzeit aktualisieren oder deaktivieren.

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Gmail

Folge diesen Schritten, um in Gmail eine automatische Abwesenheitsnotiz festzulegen:

  1. Klicke in deinem Konto oben rechts auf das Rad, um zu Einstellungen zu wechseln und wähle „Alle Einstellungen aufrufen“ aus.
  2. Scrolle im Reiter „Allgemein“ ganz nach unten bis zum Abschnitt „Abwesenheitsnotiz“.
  3. Klicke auf„Abwesenheit aktivieren“.
  4. Gib im Fenster den Betreff und den Text für deine Abwesenheitsnotiz ein und definiere den Zeitraum deiner Abwesenheit.
  5. Klicke auf „Änderungen speichern“ – geschafft.

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams

Im Messenger-Dienst Teams kannst du in deinem Status angeben, dass du abwesend bist und wie lange. Du kannst einstellen, dass eine entsprechende Abwesenheitsnachricht an Personen geschickt wird, die dir eine Nachricht schreiben. Folge dazu diesen Schritten:

  1. Klicke oben rechts auf dein Profilbild (oder Namens-Icon) und wähle „Statusmeldung festlegen“ aus.
  2. Gib den Text für deine Abwesenheitsnachricht in das Textfeld ein.
  3. Aktiviere die Option „Anzeigen, wenn mir Personen eine Nachricht senden“.
  4. Wähle unter „Statusmeldung löschen nach“ den passenden Zeitraum aus (oder klicke unten auf „Abwesenheit planen“, um Start- und Endzeitpunkt genau zu terminieren).
  5. Klicke auf „Fertig“.

FAQ: Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz

In eine vollständige Abwesenheitsnotiz gehören eine freundliche Begrüßung, der genaue Zeitraum deiner Abwesenheit, die Angabe einer Vertretungsperson inklusive Kontaktdaten (E-Mail/Telefon) sowie der Hinweis, ob E-Mails automatisch weitergeleitet oder erst nach deiner Rückkehr beantwortet werden.

Eine professionelle Abwesenheitsmail für den Urlaub enthält die wichtigsten Eckdaten deiner Abwesenheit: den genauen Zeitraum, eine freundliche Begrüßung, die Kontaktdaten deiner Vertretung (E-Mail und Telefonnummer) sowie den Hinweis, ob E-Mails automatisch weitergeleitet oder erst nach deiner Rückkehr beantwortet werden.

Um eine Abwesenheitsnotiz Outlook Vorlage einzurichten, klickst du in Outlook in der oberen Leiste unter „Werkzeuge“ (oder „Datei“) auf „Automatische Antworten“. Aktiviere dort die Option, wähle den Zeitraum deiner Abwesenheit aus und trage deinen Text für interne sowie externe Kontakte ein. Abschließend speicherst du die Einstellung mit „OK“.

Datenschutzrechtlich ist das eine Grauzone. Wenn die geschäftliche E-Mail-Adresse personenbezogene Daten (wie den Namen) enthält und die private Nutzung nicht explizit verboten war darf der Arbeitgeber keine automatische Weiterleitung ohne Zustimmung aktivieren. Stattdessen sollte eine neutrale Abwesenheitsnotiz mit Verweis auf die Nachfolge geschaltet werden.

Nein. Du bist rechtlich nicht verpflichtet, den genauen Grund deiner Abwesenheit zu nennen. Bei Krankheit oder Elternzeit reicht eine neutrale Formulierung wie „aus gesundheitlichen Gründen“ bzw. „aus familiären Gründen nicht erreichbar“ vollkommen aus.