Kündigung richtig schreiben: Fristen, Formalien & Mustervorlage

Du bist bereit, deinen nächsten Karriereschritt zu gehen? Oder fühlst du dich nicht mehr zu 100 Prozent wohl bei deinem aktuellen Arbeitgeber? Vielleicht hast du auch ein Jobangebot vorliegen, bei dem du viel mehr Gehalt bekommst? Was auch immer dein Grund ist, manchmal ist es an der Zeit, das Kündigungsschreiben einzureichen. Aber Achtung: Es gibt einiges zu beachten, um sicherzugehen, dass deine Kündigung auch wirksam ist! In diesem Artikel erfährst du, welche Formalien du beachten solltest und findest zusätzlich Tipps und Vorschläge für die Formulierung deiner Kündigung. Wer es ganz einfach haben möchte, nutzt einfach unsere Vorlage für ein Kündigungsschreiben.

Kündigung: Das sind die wichtigsten Formalien

Bevor du dich an die Formulierung deiner Kündigung setzt, solltest du einige Punkte beachten und durchdenken. So kannst du sicherzugehen, dass dein Kündigungsschreiben auch wirksam ist.

Kündigungsfrist berechnen

Wenn du deinen Arbeitsvertrag kündigen möchtest, musst du dich an die für dich geltende Kündigungsfrist halten. In den meisten Fällen ist die Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag festgehalten und beträgt in der Regel drei Monate. Falls dein Arbeitsvertrag keine Informationen zur Kündigungsfrist enthält, greift der gesetzliche Rahmen. Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitsverträge mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats durch den:die Arbeitnehmer:in gekündigt werden können. Auch nachdem du deine Kündigung eingereicht hast, musst du also noch für deinen Arbeitgeber zur Verfügung stehen und bekommst auch noch dein Gehalt bis zum Ablauf der Kündigungsfrist. 

Beispiel: Kündigungsfrist berechnen

Du möchtest deine Kündigung berechnen bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten: Wenn du im Laufe des März deine Kündigung einreichst (egal an welchem Tag des Monats), musst du noch den kompletten März, sowie April, Mai und Juni für deinen Arbeitgeber arbeiten. In dieser Zeit kannst du deinen Resturlaub geltend machen oder Überstunden abbauen.

Tipp: Wenn sich beide Seiten einig sind, können Verträge jederzeit und ohne Frist geändert beziehungsweise beendet werden. Das gilt auch im Arbeitsrecht. In diesem Falle wird ein Aufhebungsvertrag erstellt, der alle Ansprüche von beiden Seiten aufhebt, so entfällt auch die Kündigungsfrist.

Kündigungen müssen schriftlich erfolgen

Eine Kündigung des Arbeitsvertrags muss schriftlich erfolgen, ansonsten ist die Kündigung ungültig! Das gilt sowohl für dich als auch für deinen Arbeitgeber. Außerdem musst du das Kündigungsschreiben persönlich unterzeichnen. Eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp-Nachricht ist daher nicht wirksam. 

Übergabe der Kündigung

Am sichersten ist es, wenn du dein Kündigungsschreiben persönlich übergibst – zum Beispiel deinem:deiner Vorgesetzten oder der HR-Abteilung. Es ist auch möglich, die Kündigung in den Briefkasten zu werfen oder sie durch die Post zustellen zu lassen (in diesem Fall bietet sich die Sendung als Einwurf-Einschreiben an, da du dann einen Beleg bekommst, wenn deine Kündigung erfolgreich zugestellt wurde). Egal auf welchem Wege du deine Kündigung abgibst, es macht Sinn, dir den Erhalt schriftlich bestätigen lassen zu lassen. Eine solche Bestätigung der Kündigung ist üblich, aber rechtlich nicht erforderlich. 

Wichtig: Eine Kündigung ist wirksam ab dem Zeitpunkt, an dem sie dein Arbeitgeber erhalten hat. Nur wenn du sie persönlich übergibst, hast du darüber die komplette Kontrolle. 

Wenn du den Postweg für deine Kündigung wählst, musst du unbedingt die Versandzeit einkalkulieren. Kommt dein Kündigungsschreiben nicht vor Monatsende an, verlängert sich deine Kündigungsfrist um einen Monat.

Muss ich in meinem Kündigungsschreiben einen Grund angeben?

Einfache Frage, einfache Antwort: Nein, du musst keinen Grund für deine Kündigung angeben und das wird auch nicht unbedingt erwartet. Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles, rechtlich bindendes Dokument. Du solltest es kurz und neutral und möglichst klar formulieren. Wenn du möchtest, kannst du einen Grund angeben. Emotionale Äußerungen oder Erklärungen für deine Kündigung gehören jedoch nicht in dein Kündigungsschreiben. Im persönlichen Gespräch mit deinem:deiner Vorgesetzten beziehungsweise im Exit-Gespräch kannst und solltest du deine Entscheidung natürlich dennoch begründen.

Kann ich eine Kündigung rückgängig machen?

Nein, wenn du deine Kündigung einmal offiziell gemacht und diese schriftlich eingereicht hast, kannst du keinen Rückzieher mehr machen. Umso wichtiger ist es, dass du dir den Schritt der Kündigung gut überlegst. 

Wie schreibe ich eine Kündigung?

Eine Kündigung schreibt man nicht täglich und je nachdem aus welchem Grund man das Unternehmen verlassen möchte kann die Situation unangenehm sein, vielleicht bist du auch emotional. Umso wichtiger ist es, dass du deine Kündigung richtig formulierst und folgende Dinge beachtest:

  1. Formuliere kurz und knapp: Bei der Kündigung gilt: Je kürzer, desto besser.
  2. Formuliere eindeutig: Vermeide in deinem Kündigungsschreiben Konjunktive! Statt „ich würde kündigen“ schreibe „ich kündige“.
  3. Werde konkret: Gib ein konkretes Datum für deine Kündigung an. Hierfür ist die gängige Formulierung „ich kündige zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ (entsprechend deiner Kündigungsfrist).

Aufbau eines Kündigungsschreibens

Auch wenn dein Kündigungsschreiben durchaus kurz und knapp ausfallen darf, müssen einige Punkte enthalten sein, damit es gültig ist:

Der Briefkopf

In den Briefkopf gehören: Dein Name und deine Adresse sowie der Name deines Unternehmens und die Anschrift.

  • Datum

Das Datum, an dem du die Kündigung geschrieben hast, beziehungsweise abschickst oder übergibst.

  • Betreff

Auf den ersten Blick soll klar werden, worum es in deinem Schreiben geht – um deine Kündigung. Hier bietet sich eine Formulierung an wie „Kündigung meines Arbeitsvertrags“.

  • Anrede

Deine Kündigung sollte sich an eine konkrete Person richten (also nicht: „Sehr geehrte Damen und Herren“). Empfänger:in kann zum Beispiel dein:e Vergesetzte:r sein oder ein:e Ansprechpartner:in in der HR-Abteilung. Wenn du dir unsicher bist, an wen du deine Kündigung richten sollst, frage vorher nach.

  • Formulierung der Kündigung mit Zeitangabe

Deine Kündigung formulierst du in kurzen knappen Sätzen. 

Beispiel: Zeitangabe

„Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt."

„Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag entsprechend der vereinbarten Kündigungsfrist zum TT.MM.JJJJ.“

„Ich kündige hiermit fristgerecht mein Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“

Wenn du möchtest, kannst du nachfolgend einen Grund für deine Kündigung angeben, dies ist jedoch nicht erforderlich. 

Beispiel: Grund

„Ich möchte meinen nächsten Karriereschritt gehen und habe ein Angebot in einem anderen Unternehmen bekommen, das mir dies ermöglicht.“

„Hintergrund meiner Kündigung ist, dass ich aus privaten Gründen umziehen werde.“

„Ich habe ein sehr attraktives Jobangebot erhalten, das ich nicht abschlagen kann.“

  • Dank

Auch ein Dank am Ende deiner Kündigung ist kein Muss. Unabhängig von den Gründen für deine Kündigung empfehlen wir dies jedoch. Das Sprichwort „man trifft sich immer zwei Mal im Leben“ bewahrheitet sich häufig. Wer weiß – vielleicht bewirbst du dich in ein paar Jahren noch einmal bei deinem alten Arbeitgeber. 

Beispiel: Danksagung

  • „Ich konnte viel lernen in den vergangenen Jahren. Dafür bin ich sehr dankbar, denn ich werde in meiner weiteren beruflichen Laufbahn davon profitieren.“
  • „Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und das mir entgegengebrachte Vertrauen. Ich werde gerne an meine Zeit bei XY zurückdenken.“
  • „Die Arbeit bei XY hat mir nicht nur inhaltlich großen Spaß gemacht. Der Zusammenhalt im Team und die gegenseitige Unterstützung haben meinen Arbeitsalltag bereichert.“
  • Bitte um Empfangsbestätigung

Auch das ist kein Muss. Eine Kündigung bedarf keiner Empfangsbestätigung, um wirksam zu werden. Viele Unternehmen bestätigen automatisch eingehende Kündigungen. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, kannst du darum bitten, dass dein Arbeitgeber deine Kündigung schriftlich bestätigt.

  • Bitte um Arbeitszeugnis

Wenn du dein Unternehmen verlässt, steht dir ein Arbeitszeugnis zu – unabhängig davon, ob du gekündigt hast oder gekündigt wurdest. Falls du dich nach deiner Kündigung bewerben möchtest, benötigst du es jedoch unter Umständen umgehend. Daher empfiehlt es sich, in deiner Kündigung darum zu bitten – am besten um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, da dies aussagekräftiger ist als ein einfaches. 

  • Grußformel und Unterschrift

Wie jeden anderen Brief beendest du deine Kündigung mit einer Grußformel deiner Wahl (zum Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen“). Ganz wichtig: Unter deinen Gruß gehört deine Unterschrift – und zwar im Original, nicht digitalisiert. Ansonsten ist deine Kündigung nicht wirksam.

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Mustervorlage Kündigungsschreiben

Wenn du dir noch immer unsicher bist, wie du deine Kündigung am besten formulierst, kannst du auch unsere Vorlage benutzen und für dich anpassen.

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Letztes Update: 8. Januar 2024