Die perfekte Urlaubsübergabe: Entspannt in den Urlaub
Der Urlaub rückt näher, die Vorfreude steigt – doch bevor du die Füße hochlegen und deine wohlverdiente Auszeit genießen kannst, wartet noch eine wichtige Aufgabe auf dich: die Urlaubsübergabe. Sie ist ein oft unterschätzter, aber entscheidender Bestandteil einer guten Arbeitsorganisation und auch ein Ausdruck von Respekt gegenüber deinen Kolleg:innen. Denn je besser du deine Aufgaben vorbereitest, dokumentierst und übergibst, desto reibungsloser laufen die Projekte während deiner Abwesenheit und desto stressfreier ist dein Wiedereinstieg nach den freien Tagen. Auch dein Team wird es dir danken, denn auch du möchtest während der Abwesenheit deiner Kolleg:innen gut vorbereitet werden, oder? In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Urlaubsübergabe optimal vorbereitest und gestaltest. Eine kostenlose Excel-Vorlage zur strukturierten Aufgabenübergabe sowie eine praktische To-do-Liste liefern wir dir gleich mit.
Plane deine Urlaubsübergabe frühzeitig
Grundsätzlich ist eine lückenlose Dokumentation eine Erleichterung für deinen Job – egal ob du kurz vor dem Urlaub oder mitten in einer stressigen Projektphase steckst. Denn so kannst du, wenn der Urlaub näher rückt, unkomplizierter deine Übergabe planen. Idealerweise beginnst du damit bereits zwei Wochen vor deinem Urlaub mit den Vorbereitungen. Dieser zeitliche Abstand ist sinnvoll, um alle offenen Aufgaben zu sichten und zu entscheiden, welche du selbst noch abschließen möchtest oder kannst – und welche du an Kolleg:innen delegieren musst. Welche Projekte sind langfristig angelegt, wo muss kurzfristig gehandelt werden und wo wartest du bereits auf Rückmeldungen, sodass es in diesen Bereichen während deines Urlaubs weitergehen kann. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, wer dich am besten vertreten kann. Die ideale Vertretungsperson sollte nicht nur verfügbar, sondern auch mit deinen Aufgaben vertraut sein oder zumindest schnell eingearbeitet werden können. Sobald du einen Überblick hast, fällt es dir leichter, realistisch einzuschätzen, was vor dem Urlaub noch zu schaffen ist und was delegiert werden muss.
Dein optimales Übergabedokument: Diese Inhalte solltest du einbauen
Sobald du dir einen Überblick über deine Projekte verschafft und identifiziert hast, was übergeben werden muss, lohnt es sich, ein strukturiertes Dokument für deine Übergabe aufzubauen. Dabei geht es nicht darum, jede Kleinigkeit zu notieren, sondern gezielt die Informationen zusammenzustellen, die für eine reibungslose Fortführung deiner Arbeit durch deine Vertretung notwendig sind. Neben einer kurzen Beschreibung der jeweiligen Aufgabe solltest du auch relevante Fristen, Kontaktpersonen sowie Zugangsinformationen oder Speicherorte (sofern zulässig) festhalten. Besonders hilfreich ist es, wenn du dazu ein standardisiertes Format nutzt, das du Kolleg:innen unkompliziert zur Verfügung stellen sowie im System ablegen kannst. Dabei hat sich Microsoft Excel bewährt. Unsere kostenlose Excel-Vorlage bietet die ideale Grundlage für deine perfekte Urlaubsübergabe. Sie enthält Spalten für Aufgaben, Bearbeitungsstand, zuständige Vertretung, Fristen und zusätzliche Hinweise.
Persönliche Übergabe: Warum das Gespräch so wichtig ist
Die Übergabedokumentation sollte jedoch nicht einfach kommentarlos verschickt, sondern in einem persönlichen Gespräch übergeben werden. Dieses Gespräch, das idealerweise einige Tage vor deinem letzten Arbeitstag stattfindet, dient dazu, Rückfragen direkt zu klären und deiner Vertretung Sicherheit zu geben. Dabei besprichst du mit deiner Vertretung anhand der Excel-Liste deren zentrale Inhalte und lieferst gegebenenfalls auch Kontext, der sich nicht ohne weiteres verschriftlichen lässt. Möglicherweise gibt es etwa sensible Kund:innenkontakte, auf die besonders geachtet werden muss, oder technische Details, die du lieber mündlich erklärst. Auch offene Themen und letzte Fragen lassen sich in diesem Rahmen gut besprechen.
Eine gut strukturierte und dokumentierte Urlaubsübergabe macht es deinen Kolleg:innen einfacher, während deiner Abwesenheit deine Projekte weiter zu verfolgen und ermöglicht dir somit einen unkomplizierten Start nach der Rückkehr.
Kommunikation vor dem Urlaub: Abwesenheitsnotiz nicht vergessen
Ebenso wichtig wie deine Übergabe ist der Informationsfluss bezüglich deiner Abwesenheit sowohl nach innen als auch nach außen, damit Kolleg:innen, aber auch externe Partner:innen sowie Kund:innen Bescheid wissen, dass du nicht erreichbar bist. Eine professionelle Abwesenheitsnotiz ist dabei das A und O. Sie informiert knapp, aber eindeutig darüber, wie lange du nicht erreichbar bist, ob und wann E-Mails in dieser Zeit bearbeitet werden und vor allem, an wen sich Personen in dringenden Fällen wenden können. Hier solltest du deine Vertretung mit einer abgestimmten Kommunikationsmöglichkeit, z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder beides nennen. Eventuell gibt es auch ein Sammelpostfach in deiner Abteilung, das du nennen kannst. Wie du eine gute Abwesenheitsnotiz formulierst, zeigen wir dir in diesem Artikel. Achte darauf, dass die Notiz nicht zu allgemein gehalten ist, sondern tatsächlich Leser:innen der Nachricht einen Mehrwert bietet.
Erreichbarkeit im Notfall: Triff klare Absprachen
Nicht selten stellt sich im Team die Frage: Darf ich dich im Urlaub kontaktieren? Und wenn ja, in welchen Fällen? Diese Frage solltest du unbedingt im Vorfeld klären. Eine sogenannte Notfallregelung legt genau fest, unter welchen Umständen du erreichbar bist – und in welcher Form und innerhalb welches Zeitraums du eine Rückmeldung gewährleisten kannst. Ob telefonisch, per Nachricht oder gar nicht: Wichtig ist, dass deine Entscheidung respektiert wird und Missverständnisse vermieden werden. Idealerweise definierst du gemeinsam mit deinem Team oder deiner Führungskraft, welche Themen als „Notfall“ gelten und wer in deiner Abwesenheit entscheiden darf, ob eine Kontaktaufnahme gerechtfertigt ist. So schützt du deine Erholung und sorgst gleichzeitig dafür, dass das Team handlungsfähig bleibt. Halte z. B. in deinem Übergabedokument fest, für welche gegebenenfalls kritischen Themen die Notfallregelung gilt.
Erster Arbeitstag nach dem Urlaub: So startest du entspannt
Nach dem Urlaub kommt der oft unterschätzte erste Arbeitstag und mit ihm der Wiedereinstieg in Projekte, E-Mails und Besprechungen. Auch dieser Moment lässt sich mit guter Planung stressfreier gestalten. Nimm dir bewusst Zeit, um dich einzuarbeiten. Beginne mit einem kurzen Gespräch mit deiner Vertretung und lies etwa deren Notizen in deinem Übergabedokument, um offene Punkte zu klären und Informationen nachzuholen. So bist du schnell wieder auf dem aktuellen Stand. Danach kannst du gezielt in deine Aufgaben einsteigen, anstatt gleich im Stress zu versinken. Falls möglich, kannst du dir überlegen, für deinen ersten Tag keine Meetings einzuplanen, um wieder mit vollem Fokus in deinen Projekten anzuknüpfen.
Eine gut geplante Urlaubsübergabe sorgt für bessere Erholung
Die perfekte Urlaubsübergabe ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert etwas Vorbereitung, Struktur und Kommunikation. Wenn du rechtzeitig planst, deine Aufgaben transparent dokumentierst und dein Team gut informierst, steht einem erholsamen Urlaub nichts mehr im Weg. Und auch der erste Arbeitstag danach wird um einiges entspannter, wenn du weißt, dass alle Projekte in guten Händen sind.
Die perfekte Urlaubsübergabe: Unsere Checkliste zum Abhaken
2 Wochen vor dem Urlaub:
– Aufgaben sichten und sortieren
– Vertretung festlegen und informieren
– Übergabedokumentation anlegen
1 Woche vor dem Urlaub:
– Gespräch mit der Vertretung vorbereiten
– Team und externe Kontakte informieren
– Abwesenheitsnotiz vorbereiten
Letzter Arbeitstag:
– Persönliches Übergabegespräch führen
– To-do-Liste finalisieren und weitergeben
– Abwesenheitsnotiz aktivieren
