Hilfe, eine Abmahnung! – Was tun?

Vor dir liegt ein Blatt Papier, das in dir Gewissensbisse hervorruft wie einst die schriftlichen Mahnungen an die Eltern vor deinem Durchfallen in der Schule. Heute schauen sie allerdings etwas anders aus, haben eine andere Bedeutung und möglicherweise auch andere Konsequenzen: Abmahnungen. Bevor du jetzt gleich den Kopf in den Sand steckst, verrät dir Diana Mittel von anwalt.de erstmals, was eine Abmahnung genau für dich bedeutet und was du dagegen tun kannst.

Was ist eine Abmahnung?

Verletzt ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsvertrag oder andere Pflichten, kann ihm der Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Abmahnung gibt es allerdings nicht, deswegen kann sie zum Beispiel grundsätzlich auch mündlich erfolgen. Trotzdem mahnen Arbeitgeber in der Regel schriftlich ab, um sich abzusichern, falls es später zu Komplikationen kommt.

Doch ab wann ist eine Abmahnung eine Abmahnung? Das kannst du ganz einfach an diesen drei Merkmalen erkennen: Erstens muss dein Fehlverhalten genau beschrieben sein, oft wird sogar die konkrete Klausel in deinem Arbeitsvertrag angeführt, gegen die du verstoßen hast. Zweitens muss das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls genannt werden. Zu guter Letzt muss dich dein Arbeitgeber dazu auffordern, dich in Zukunft an deinen Vertrag zu halten und dich darauf hinweisen, dass arbeitsrechtliche Konsequenzen gegen dich eingeleitet werden, falls es erneut zu einem Fehlverhalten von dir kommt.

Wofür kann ich abgemahnt werden?

Meistens erhältst du eine Abmahnung, wenn du die Pflichten in deinem Arbeitsvertrag verletzt. Welche das genau sind, hängt von deinem Vertrag und deinen Unternehmen ab. Die häufigsten Gründe sind allerdings Unpünktlichkeit, Diebstahl oder wenn du zu tief in das Glas geschaut hast und alkoholisiert an deinem Arbeitsplatz erscheinst. Davon abgesehen gibt es aber auch andere Gründe – wie beispielsweise private Internetnutzung oder wenn du zu spät bekannt gibst, dass du krank bist und nicht in der Arbeit erscheinen kannst.

Welche Folgen kann eine Abmahnung haben?

Wer abgemahnt wurde, muss nicht mit Folgen wie einem reduzierten Einkommen, einer Einschränkung des Urlaubsanspruchs oder der Zahlung einer Strafe rechnen. Du atmest gerade auf? Freu dich aber nicht zu früh, denn das bedeutet nicht automatisch, dass eine Abmahnung keine Folgen hat.

Kündigung

Bildlich gesprochen hat eine Abmahnung die Folgen einer Gelben Karte aus dem Fußball: Sie stellt eine Verwarnung dar, auf die eine Rote Karte folgt, das heißt die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, wenn der Arbeitnehmer die Abmahnung nicht ernst nimmt. Eine Abmahnung wird deshalb auch „Vorstufe zur Kündigung“ genannt, wobei hier gilt: Je nach Art der Kündigung, Pflichtverletzung oder Betriebszugehörigkeit muss der Arbeitgeber nicht erst eine Abmahnung erteilen, damit eine Kündigung wirksam ist. Eine Vorgabe, wie oft der Arbeitgeber abmahnen muss, ehe er kündigen darf, gibt es nämlich nicht.

Keine Löschung aus der Personalakte

Eine Abmahnung kann grundsätzlich nur in einem bestehenden Arbeitsverhältnis aus der Personalakte gelöscht werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt der Anspruch auf Einsicht in die Personalakte des ehemaligen Arbeitgebers für den Arbeitnehmer bestehen, aber die Abmahnung kann nicht länger beseitigt werden, selbst wenn sie zu Unrecht erteilt wurde. Eine Ausnahme besteht allerdings, wenn die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte.

Wie reagiere ich am besten auf eine Abmahnung?

Eine Abmahnung klingt wie dein ganz persönlicher Albtraum? Verständlich, aber deswegen solltest du noch nicht den Kopf hängen lassen. Jetzt heißt es nämlich erstmal: Wehr dich!

Deine Abmahnung wird in deiner Personalakte hinterlegt, trotzdem kannst du eine persönliche, schriftliche Gegendarstellung hinzufügen lassen, sodass immer beide Perspektiven, von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, ersichtlich sind. Außerdem kannst du deinen Arbeitgeber schriftlich, oder im schlimmsten Fall in Form einer Klage, dazu auffordern, deine Abmahnung aus deiner Personalakte zu löschen.

Du glaubst, das Ganze ist nur ein Irrtum und du wurdest ungerecht behandelt? Dann hast du diese zwei Optionen: Entweder du legst Beschwerde bei deinem Betriebsrat oder deinem Arbeitgeber ein, oder du reagierst gar nicht. Der Vorteil davon ist, dass du bei einer eventuellen, späteren Kündigung vorbringen kannst, dass dir damals die Abmahnung zu Unrecht erteilt wurde.

Wann verfällt eine Abmahnung?

Eine gesetzliche Frist, wann eine Abmahnung verfällt und aus der Personalakte gelöscht wird, gibt es nicht. Es gilt allerdings, dass die Abmahnung in deiner persönlichen Akte eher bei einer Abmahnung wegen eines geringfügigen Pflichtverstoßes entfernt werden kann als wegen eines schwerwiegenden Fehlverhaltens.

Gerechtfertigte Abmahnung

Harte Arbeit lohnt sich: Wenn sich nach deiner gerechtfertigten Abmahnung dein Verhalten nachweislich bessert, kann das dazu führen, dass deine Verwarnung gelöscht wird. Wie das möglich ist?  Machst du dich nicht durch ein erneutes Fehlverhalten schuldig, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion und wird gegenstandslos. Konkret bedeutet das für dich: aufatmen!

Ungerechtfertigte Abmahnung

Ob eine Abmahnung gerechtfertigt ist oder nicht, kann ein Rechtsanwalt feststellen. Je nachdem hast du nämlich ein Recht darauf, dass deine Abmahnung gelöscht wird. Ist sie ungerechtfertigt, sollte dein Arbeitgeber sie schnellstmöglich aus deinen Unterlagen verbannen. Ist sie gerechtfertigt, solltest du dein Verhalten ändern und dir die Moralpredigt zu Herzen nehmen. Eine Ausnahme gibt es allerdings dennoch: In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber die Löschung der Abmahnung verweigern, wenn beispielsweise der Inhalt der Personalakte für eine Beurteilung der Eignung oder fachlichen Leistungen für eine Beförderung wichtig ist.

Lebt die Personalakte mit meiner Abmahnung ewig weiter?

Für deine Personalakte gibt es keine allgemeine Löschpflicht. Allerdings sind Arbeitgeber auch nicht verpflichtet, Personalakten ausgeschiedener Arbeitnehmer vollständig aufzubewahren. Manche Daten wie beispielsweise zur Lohnabrechnung müssen länger bei deinem Arbeitgeber verstauben als andere. Falls du Beamter bist, gelten für dich sowieso ganz spezielle Aufbewahrungsfristen.

Arbeitgeber dürfen eine Personalakte außerdem aufbewahren, solange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis noch nicht verjährt bzw. ausgeschlossen sind. Auf jeden Fall muss der Arbeitgeber die Personalakten auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters genauso vertraulich behandeln wie während dessen Beschäftigung.

 


Diana Mittel ist Content Managerin und Redakteurin bei anwalt.de. Die Rechtsberatungsplattform widmet sich seit über zehn Jahren der erfolgreichen Vermittlung von Anwälten an Ratsuchende. Mit über 20.000 Anwälten im Portfolio, über 60.000 veröffentlichten Rechtstipps und unzähligen Online-Rechnern vom Abfindungsrechner bis hin zu Promillerechner steht Ihnen anwalt.de in jeglichen rechtlichen Belangen mit Rat und Tat zur Seite.