Ausbildung Bürokauffrau & Bürokaufmann – alles, was du wissen musst

Was will ich eigentlich in Zukunft machen? In welcher Branche möchte ich arbeiten? In welchem Fachbereich habe ich die besten Zukunftschancen? Es gibt sicher viele Fragen, die du dir vor Beginn einer Ausbildung stellst. Und hier zeigt sich direkt der große Vorteil einer Ausbildung zur Bürokauffrau bzw. zum Bürokaufmann: Der Einsatzbereich ist unglaublich vielseitig. Fast jeder Betrieb in jeder Branche ist über die Ausbildung zugänglich – und nur weil du etwa deine Ausbildung in dem einen Sektor machst, heißt das nicht, dass du nicht später in einem ganz anderen Bereich tätig sein kannst. Vom Fashion-Unternehmen bis zum Architektenbüro, vom Logistik-Großkonzern bis zum Handwerksbetrieb: Fast überall werden Bürokauffrauen und Bürokaufmänner gebraucht. Die Ausbildung selbst ist inhaltlich sehr breit aufgestellt und vermittelt dir ein generalistisches Wissen zu all den Disziplinen, die im Büro-Management bedacht werden müssen.

Übrigens: Die Bezeichnung Bürokauffrau / Bürokaufmann ist in der Umgangssprache noch sehr geläufig, aber offiziell heißt die Berufsbezeichnung bereits seit 2014 Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement.

Was macht eine Bürokauffrau / ein Bürokaufmann?

Ein großer Fokus der Arbeit – und damit auch in der Ausbildung – liegt in der Organisation rund um alle Bürotätigkeiten, von Telefondienst bis Buchhaltung.

Du beantwortest Anfragen via Telefon und E-Mail, übernimmst Terminabsprachen für deine:n Chef:in, verfasst Briefe und Präsentationen, überprüfst Rechnungen sowie Zahlungsvorgänge. Gleichzeitig bist du häufig auch ein Aushängeschild des Unternehmens, weil du meist am Empfang arbeitest und damit die erste Person bist, mit der Menschen in Kontakt treten, wenn sie in das Unternehmen kommen oder anrufen. Ob Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Bewerber:innen: Du sogst dafür, dass die Menschen an die richtigen Ansprechpartner:innen weitergeleitet werden, kannst aber auch selber erste Fragen beantworten, beraten und weitere Kommunikationsschritte einleiten. Häufig sind die Kaufleute für Büromanagement die „guten Seelen“ eines Betriebs, denn sie haben einen guten Überblick, was extern und intern vor sich geht und sind Ansprechpartner:in für alle Bürofragen – von "Wie schreibe ich eine Rechnung" bis zu "Wo findet das Firmenessen statt". Darum werden sie häufig auch zu engen Vertrauten ihrer Vorgesetzten und übernehmen im Tagesgeschäft über die Jahre hinweg immer mehr Verantwortung.

Bürokauffrau/-mann: Verlauf der Ausbildung

Ausbildungsdauer

Die Ausbildung dauert drei Jahre und beinhaltet sowohl Theorieunterricht in der Berufsschule als auch Praxiszeit in deinem Ausbildungsbetrieb. Vor Ort im Unternehmen werden dich deine Kolleg:innen an die Hand nehmen und – je nach fachlichem Schwerpunkt des Betriebs – in unterschiedliche Wissensfelder einführen. Die Unternehmensgröße und die Branche bestimmen natürlich maßgeblich, was tatsächlich dein Aufgabenbereich sein wird – hier kannst du schon im Vorstellungsgespräch proaktiv nachfragen, was auf dich zukommt.

Ausbildungsinhalte

In der Berufsschule hingegen gibt es einen festen Lehrplan, der die verschiedenen Kernkompetenzen abdeckt, die du nach der Ausbildung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann beherrschen solltest:

Lerninhalte im ersten Jahr

• Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
• Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren
• Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen
• Aufträge bearbeiten

Lerninhalte im zweiten Jahr

• Kunden akquirieren und binden
• Gesprächssituationen gestalten
• Werteströme erfassen und beurteilen
• Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

Lerninhalte im dritten Jahr

• Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten
• Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
• Ein Projekt planen und durchführen
• Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern
• Geschäftsprozesse darstellen und optimieren

Während der Ausbildung kannst du dich im Zuge einer Wahlqualifikation bereits spezialisieren. Hier macht es Sinn, dass du dich mit den Ausbilder:innen besprichst, wo deine Talente liegen und welche Qualifikation für die Arbeit in deinem Betrieb sinnvoll ist, sodass du sie ebenso in der Praxis vertiefen kannst.

Bürokauffrau/-mann: Mögliche Wahlpflichtqualifikationen sind

• Assistenz und Sekretariat
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Personalwirtschaft
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Ausbildung als Bürokauffrau/-mann: Prüfungen

Nach etwa der Hälfte der Ausbildung, also im zweiten Lehrjahr, absolvierst du eine schriftliche Zwischenprüfung, in der das bereits Gelernte abgefragt wird. Am Ende der drei Jahre kommen drei schriftliche und eine mündliche Abschlussprüfung auf dich zu. Die abgefragten Inhalte sollten von der:dem Ausbilder:in rechtzeitig angekündigt werden und entsprechende Lerninhalte zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen – was musst du für die Ausbildung als Bürokauffrau/-mann mitbringen?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, um die Ausbildung zu beginnen. Statistisch gesehen stellen Betriebe in Industrie und Handel vorwiegend Menschen mit mittlerem Bildungsabschluss / Realschulabschluss oder Hochschulreife ein, im Handwerk überwiegend mit mittlerem Bildungsabschluss, im öffentlichen Dienst meist mit Hochschulreife oder mittlerem Bildungsabschluss.

Checkliste: Diese Talente helfen dir in der Ausbildung

• Organisationsfähigkeit: Denn du koordinierst Termine, planst Geschäftsreisen und musst einen guten Überblick behalten

• Sorgfalt: Denn du trägst viele Informationen über das Unternehmen nach außen (mündlich wie schriftlich)

• Offenheit: Denn du wirst mit ganz unterschiedlichen Menschen und Bedürfnissen von Kund:innen zu tun haben und solltest freundlich und serviceorientiert mit ihnen umgehen können

• Flexibilität: Denn deine Aufgaben können sehr vielseitig sein, sodass jeder Tag möglicherweise anders aussieht

• Gespür für Zahlen: Denn du wirst mit Kalkulationen arbeiten, Aufträge überprüfen und Rechnungen schreiben

Gehalt während und nach der Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Dein Ausbildungsgehalt wird von dem Betrieb gezahlt, in dem du tätig bist – je nachdem, ob dieser tarifgebunden ist, bekommst du ein tarifvertragliches oder eben ein individuelles Einkommen (bei dem sich Ausbildungsbetriebe aber an gesetzliche Richtlinien bzgl. einer Mindestvergütung halten müssen). Außerdem unterscheidet sich das Ausbildungsgehalt für Bürokaufleute sowohl nach Bundesland als auch nach Branche. Exemplarisch hier eine durchschnittliche Einkommensübersicht.

Beispiel Metallhandwerk (monatlich brutto - je nach Bundesland):

1. Ausbildungsjahr: 585 bis 964 Euro
2. Ausbildungsjahr: 690 bis 1.007 Euro
3. Ausbildungsjahr: 790 bis 1.080 Euro

Beispiel Metall- und Elektroindustrie (monatlich brutto - je nach Bundesland):

1. Ausbildungsjahr: 976 bis 1.047 Euro
2. Ausbildungsjahr: 1.029 bis 1.102 Euro
3. Ausbildungsjahr: 1.102 bis 1.199 Euro

Beispiel öffentlicher Dienst (kommunale Arbeitgeber - ungefähre Angabe monatlich brutto):

1. Ausbildungsjahr: 1.068 Euro
2. Ausbildungsjahr: 1.118 Euro
3. Ausbildungsjahr: 1.164 Euro

Das Einstiegsgehalt nach der Ausbildung beträgt ca. 1.515 und 2.102 Euro brutto. Durch Zusatzqualifikationen und zusätzliche Tätigkeiten kann das Einkommen aber erhöht werden. Im kununu Gehaltscheck wird das Gehalt für die Berufsgruppe Bürokauffrau/Bürokaufmann in Deutschland mit einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 30.900 Euro brutto angegeben:

Wie viel Gehalt in welchem Beruf? Finde es jetzt heraus im kununu Gehaltscheck

Arbeitszeiten & Teilzeit als Bürokauffrau/-mann

In deiner Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement arbeitest du 40 Stunden die Woche zu sehr geregelten Arbeitszeiten. Im Gegensatz zu anderen Ausbildungen musst du für gewöhnlich nicht mit Nachtschichten oder Wochenendarbeit rechnen. Sollte es mal zu Überstunden kommen, werden diese normalerweise mit freier Zeit an anderen Tagen ausgeglichen. Die Arbeitszeiten sind auch nach der Ausbildung im 9-to-5-Bereich, der Job lässt sich also gut mit Familienleben, Hobbys, Ehrenamt etc. vereinbaren. Auch Arbeiten in Teilzeit ist auf Grund der großen Vielzahl der Betriebe, bei denen es Jobmöglichkeiten gibt, gut möglich und sehr üblich. Dazu sprichst du am besten direkt mit den Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Selbst die Ausbildung lässt sich bei Bedarf in Teilzeit absolvieren.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Bürokaufleute

Die Ausbildung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann ist eine solide Grundlage für eine vielfältige Weiterentwicklung im Job. In manchen Betrieben werden Auszubildende übernommen und intern weiterentwickelt, je nachdem in welchen Arbeitsbereichen besonders hoher Bedarf ist. So kannst du zum Beispiel vorwiegend in der Personalabteilung, aber auch im Marketing oder im Office Management eingesetzt werden. Der große Vorteil ist, dass deine Neigungen und Talente ganz individuell zum Einsatz kommen können.

Doch gerade wenn dich ein bestimmtes Feld besonders interessiert, kannst du Anpassungsqualifizierungen (z. B. an Fern-Akademien oder Fortbildungszentren) machen, die dich im Job weiter nach vorne bringen und dir helfen, dich zu spezialisieren und von anderen Bürokaufleuten abzusetzen.

Spannende Bereiche können sein:

• Verwaltung
• Projektmanagement
• Büromanagement
• Recht
• Marketing
• Marktforschung
• Personalwesen
• Rechnungswesen
• Sekretariat
• Fremdsprachen-Korrespondenz
• EDV

Du kannst natürlich auch einen weiteren beruflichen Abschluss nach der Ausbildung anstreben und eine Fortbildung zur:zum Betriebswirt:in  bzw. Fachwirt:in absolvieren. Ebenso ist ein Studium möglich – jegliche Weiterbildungen können für gewöhnlich in Vollzeit oder Teilzeit (wie etwa an Abendschulen oder Fern-Universitäten) gemacht werden, sodass sich die berufliche Weiterentwicklung – auch wenn sie natürlich Arbeit bedeutet – mit Berufs- und Privatleben vereinbaren lässt. Inhaltlich gibt es eine große Varianz, es bestehen zum Beispiel folgende Möglichkeiten an Weiterbildung und Spezialisierungen für Bürokaufleute:

Ausbildungen / Weiterbildungen / Spezialisierungen

• Betriebswirt/in – Kommunikation und Büromanagement
• Betriebswirt/in – Rechnungswesen
• Bilanzbuchhalter/in
• Fachkaufmann/-frau – Personal
• Fachwirt/in – Wirtschaft
• Fachwirt/in – Personaldienstleistung
• Fachwirt/in – Verwaltung
• Fachwirt/in – Büro- und Projektorganisation

Studium

• Management
• Wirtschaftswissenschaften
• Betriebswirtschaftslehre
• Industriebetriebswirtschaft
• Handelsbetriebswirtschaft
• Handwerksmanagement

Zusammenfassung & Steckbrief: Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Berufsbezeichnung:
Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement
Ausbildungsdauer: 3 Jahre
Schulische Voraussetzung: keine
Ausbildungsgehalt (DE): 585 bis 1164 Euro brutto im Durchschnitt, abhängig vom Ausbildungsjahr, Betrieb und Bundesland

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letztes Update: 10. November 2022