In 7 Schritten zur professionellen Abwesenheitsnotiz

Der Urlaub ist im Kalender notiert, die Koffer sind gepackt und das Urlaubs-Glücksgefühl macht sich langsam breit. Es fehlt nur noch eines: die Abwesenheitsnotiz. Das ist jene Nachricht, die im Postfach all der Personen landen wird, die während deiner Abwesenheit Fragen oder Anliegen haben.

Wir zeigen dir, wie du eine professionelle, automatisierte Antwort erstellst und bieten dir Vorlagen an, die du für deine Abwesenheit verwenden kannst. Außerdem präsentieren wir auch außergewöhnliche Abwesenheitsnotizen, die du unbedingt gelesen haben musst.

Diese Schritte musst du beachten

Mit der Abwesenheitsnotiz präsentierst du dich nicht nur als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, sondern auch die Firma nach außen. Aus diesem Grund ist eine seriöse und professionelle Notiz von großer Bedeutung. Was du hierbei beachten musst? Hier gibt’s die wichtigsten Punkte.

1. Die richtigen Einstellungen: Im ersten Schritt ist es wichtig, im E-Mail-Programm die richtigen Einstellungen vorzunehmen, damit die Abwesenheitsnotiz auch an die gewünschten Personengruppen geht. Hierbei kannst du dich entscheiden, ob die E-Mail nur Personen außerhalb deiner Organisation oder auch Kollegen und Kolleginnen erreichen soll. Weiters kannst du bei Belieben einstellen, dass die Nachricht automatisiert weitergeleitet wird. 

2. Eine passende Anrede: Entscheide dich für eine passende Anrede in deiner Abwesenheitsnotiz. „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist in jedem Fall angebracht. 

3. Wertschätzung zeigen: Besonders höflich ist es, wenn du dich zu Beginn der Abwesenheitsnotiz für die E-Mail bedankst. Damit vermittelst du dem Empfänger Wertschätzung und Respekt. 

4. Die Information zur Rückkehr: Weise darauf hin, in welchem Zeitraum du nicht zur Verfügung stehst, wobei du den Grund für deine Abwesenheit nicht zwingend nennen musst. 

5. Deine Vertretung: Führe ebenfalls den Namen und die Kontaktdaten deiner Vertretung an, damit sich der Empfänger oder die Empfängerin mit dringenden Anliegen an sie oder ihn wenden kann. Wenn du dich für eine automatisierte Weiterleitung der Nachricht entschieden hast, schreibe eine Information dazu in deine Abwesenheitsnotiz.

6. Eine Grußformel: Wie in einer E-Mail ist eine angemessene Grußformel und dein Name bedeutend, um einen kompetenten Eindruck zu machen. 

7. Die Überprüfung: Bitte deine Kollegin oder deinen Kollegen, dir kurz eine E-Mail zu senden (sofern du diese für die interne Belegschaft aktiviert hast), um zu kontrollieren, ob deine Abwesenheitsnotiz auch tatsächlich versendet wird.  

Vorlagen für gelungene Abwesenheitsnotizen

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Da ich bis 14. August im Urlaub bin, erreicht Sie diese automatisch gesendete E-Mail. Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich mich selbstverständlich um Ihr Anliegen kümmern. 

In dringenden Fällen wenden Sie sich gerne an meine Kollegin Frau Musterfrau. Sie ist erreichbar per Telefon unter 01234/56789 und per E-Mail unter musterfrau@beispiel.de.

Ansonsten danke ich für Ihre Geduld!

Mit freundlichen Grüßen,
Maximilian Mustermann


Dear Sir or Madam, 

thank you for your message. Pease note that I am currently out of office. I will be back on the 14th of August. 

Your email will not be forwarded. In urgent cases please do not hesitate to contact my colleague Mister Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: mistermustermann@company.de). Thank you very much.

With best regards
Maxima Musterfrau

10 außergewöhnliche Out-Of-Office-Nachrichten

Auf die Position oder den Empfänger abgestimmt, ist es auch möglich, eine etwas unkonventionelle Abwesenheitsnotiz zu wählen. Möglicherweise möchtest du an deine Kollegen und Kolleginnen eine lustige Abwesenheitsmail versenden. Aber Achtung: Bevor du dich dafür entscheidest, überlege in jedem Fall, ob sie auch wirklich passend ist. Wir haben eine Auswahl an außergewöhnlichen Abwesenheitsnotizen gesammelt, die wir euch nicht vorenthalten möchten:

 

 

Hannah Reumann

Hannah ist seit März 2020 Mitglied der kununu Redaktion und schreibt Artikel über verschiedene Themen rund um die Arbeitswelt. Sie wohnt in Wien und studiert derzeit berufsbegleitend Marketing- und Salesmanagement im Masterstudiengang.