Desk Sharing: Alle Infos zum modernen Arbeitsplatzkonzept
Inhaltsverzeichnis
Der feste Schreibtisch hat zumindest teilweise ausgedient. Ein innovatives Konzept, das ihn häufig ablöst, ist das sogenannte Desk Sharing. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wofür Desk Sharing steht, warum der Trend an Bedeutung gewinnt und welche Vor- und Nachteile er mit sich bringt. Außerdem lernst du einige Verhaltensregeln kennen und wir stellen dir Unternehmen vor, bei denen der geteilte Schreibtisch längst gang und gäbe ist.
Wie funktioniert Desk Sharing?
Desk Sharing wird auch als Flexible Office, Shared Office, Clean Desk oder Shared Desk bezeichnet. Was Desk Sharing dabei im Allgemeinen bedeutet, ist schnell erklärt. Das moderne Arbeitsplatzkonzept bezieht sich auf eine gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen in einem Büro.
Du hast somit keinen festen Platz mehr, sondern kannst Schreibtische flexibel nach Bedarf nutzen. In der Regel bringst du deine eigenen Arbeitsutensilien mit und kannst diese zum Feierabend wegschließen oder mit nach Hause nehmen. Das Ziel des Konzepts ist die Steigerung der Flexibilität und Kosteneffizienz eines Unternehmens.
Wie dein Unternehmen Desk Sharing im Speziellen umsetzt, kann variieren. Häufig gibt es einen Pool an Arbeitsplätzen, die du täglich neu über ein digitales Buchungstool reservieren kannst. Manchmal werden die Schreibtische sogar in Echtzeit freigegeben, sobald niemand mehr darauf eingebucht ist.
Es kann aber beispielsweise auch sein, dass nach dem First-Come-First-Serve-Prinzip gehandelt wird. Das würde heißen, dass du so früh wie möglich im Büro sein musst, um einen der begehrtesten Plätze zu bekommen. Manche Firmen arbeiten dagegen mit klassischen Listen in Digital- oder Papierform, in die man sich einträgt, wenn man an einem bestimmten Tag einen Sitzplatz benötigt.
Desk Sharing: Trend oder längst Normalzustand?
Desk Sharing kann definitiv als Trend am modernen Arbeitsmarkt gesehen werden. Doch eigentlich kann man sogar schon einen Schritt weitergehen und sagen: Shared Desk ist gekommen, um zu bleiben. Das Forschungsunternehmen Fraunhofer fand 2021 in einer Umfrage unter 215 Unternehmen heraus, dass ganze 25 Prozent der Büroangestellten keine festen Arbeitsplätze mehr besitzen. Laut der Befragung würden außerdem bis zu 40 Prozent der Firmen planen, in den nächsten Jahren Flexible Office zum Standard zu machen.
In Office-only-Unternehmen, bei denen du vollständig vor Ort arbeitest, wird Desk Sharing vermutlich nicht zum Normalzustand werden. Schließlich gibt es hier in der Theorie nur freie Plätze, wenn jemand krank oder im Urlaub ist. Einfacher und attraktiver wird die flexible Arbeitsplatzorganisation in Betrieben, bei denen die Angestellten zumindest teilweise aus dem Homeoffice arbeiten können. Über 70 Prozent der Beschäftigten seien in solchen Unternehmen bereit, im Austausch gegen mehr Flexibilität auf einen festen Arbeitsplatz zu verzichten. Auch das wurde in der Fraunhofer-Studie erhoben.
"Wie auch in unseren Projekten leben wir Clean Desk Policy und Desk Sharing vor."
Desk Sharing: Welche Regeln gelten?
Klar, die Regeln für Desk Sharing sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Allgemein gesehen gibt es für Shared Desks aber einige Orientierungspunkte, an die du dich halten solltest:
- Persönliche Gegenstände: Alle persönlichen Gegenstände sollten nach dem Arbeitstag wieder vom Schreibtisch entfernt werden. Deine Familienbilder stellst du also besser gleich nur zuhause auf.
- Sauberkeit: Es sollte selbstverständlich sein, dass du deinen Arbeitsplatz nach der Benutzung reinigst und deinen Müll mitnimmst. Vielleicht kannst du die Maus und Tastatur ja sogar desinfizieren?
- Reservierung und Kommunikation: Sofern es ein Reservierungssystem gibt, solltest du dieses unbedingt zur Platzbuchung verwenden. Wenn du keinen Arbeitsplatz mehr reservieren konntest, sprich mit deiner Führungskraft oder deinem Team. Gemeinsam findet ihr sicher eine Lösung.
- Räumung: Keine Angst, dir droht keine Räumungsklage! Aber bei längeren Pausen oder Meetings solltest du deinen Platz aus Fairness-Gründen für andere freigeben und ihn nicht reservieren wie Liegen auf Mallorca.
Je nach Betrieb kann es außerdem wichtig sein, gemeinsam genutzte Telefonboxen, Creative Spaces oder Meetingräume rechtzeitig zu reservieren. Diese musst du natürlich genauso sauber hinterlassen wie deinen geteilten Schreibtisch.
Die Vor- und Nachteile des geteilten Schreibtisches
Zum Thema Desk Sharing hat gefühlt jede:r eine ganz eindeutig positive oder negative Haltung. Entweder man liebt es oder man hasst es. Grund genug, um die Vor- und Nachteiles des Shared Desks ein für alle Mal neutral gegenüberzustellen.
So kannst du künftig vielleicht eher die Argumente der Kolleg:innen, die sich dafür oder dagegen aussprechen, einordnen, bestärken oder entkräften.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Kommunikation: Du sitzt nicht immer neben deinem Lieblingskollegen oder deiner Lieblingskollegin. So lernst du auch einmal andere Angestellte kennen und findest womöglich die ein oder andere Gemeinsamkeit. | Fehlende Individualität: Beim Desk Sharing kannst du durch verbotene Arbeitsplatzgestaltung deine Persönlichkeit nicht mehr so leicht zeigen. |
| Flexible Arbeitsmodelle: Wo Desk Sharing ist, ist auch Flexibilität. Durch das moderne Arbeitsplatzkonzept kann beispielsweise Remote Work gefördert werden. | Unzufriedenheit: Nicht für jede:n ist Shared Desk die ideale Arbeitsumgebung. Das kann zu Konflikten und Unzufriedenheit im Team führen. |
| Kosteneinsparung: Auf den ersten Blick ist das nur ein Vorteil für die Unternehmen. Wo Kosten aufgrund von Platzeinsparung effizient gehalten werden, können diese jedoch an anderen Stellen für Arbeitnehmer:innen (z. B. für bessere Arbeitsmittel) eingesetzt werden. | Lärm: Es ist möglich, dass du aufgrund von Platzmangel nur in einer lauten Umgebung einen Schreibtisch bekommst. Ablenkung kann deine Konzentrationsfähigkeit vermindern. |
| Nachhaltigkeit: Du bist nicht jeden Tag im Büro, dennoch verbraucht jeder Platz gewisse Ressourcen. Werden feste Plätze eingespart, verringert sich auch der ökologische Fußabdruck eines Unternehmens. | Zu wenig Platz: Wie viele Plätze es bei geteilten Büros gibt, basiert auf einem ausgeklügelten System. Dennoch kann es einmal passieren, dass kein Schreibtisch mehr für dich frei ist. |
Welche Unternehmen setzen auf Desk Sharing?
Sie haben sich flexibles Arbeiten auf die Fahnen geschrieben und punkten damit bei potenziellen Mitarbeiter:innen: Bei diesen fünf Unternehmen wird Desk Sharing im ganzen Unternehmen oder in Teilen bereits gelebt. Ist dein Traumarbeitgeber dabei?
Ausblick: Welche Arbeitsplatzkonzepte könnten noch auf dich zukommen?
Kosteneffizienz und Flexibilität machen es nötig, dass sich Arbeitgeber auch in Zukunft alternative Arbeitsplatzkonzepte zum festen Schreibtisch überlegen. Eine Option ist dabei natürlich Remote Work - also die Arbeit aus dem Homeoffice. Das wollen und können aber nicht alle Unternehmen zur Gänze ermöglichen. Für sie sind Organisationsformen wie Agile Offices, Hot Desk oder Activity-Based-Working (ABW) die präferierte Wahl.
In agilen Büros wechselt dein Sitzplatz mit deinen Aufgaben. Arbeitest du gerade stark mit dem Kreativteam zusammen, sitzt du in dessen Nähe. Sobald du oder deine Abteilung mehr mit dem Sales-Bereich zu tun habt oder ihr ein Projekt zusammen umsetzt, ziehst du mit deinem Arbeitsplatz zu diesem Team um.
Activity-Based-Working klingt zwar erstmal ähnlich, meint aber etwas anderes. Das Konzept fokussiert sich ganz stark auf die Gestaltung der Büroräume und vereint gleich mehrere Trends. Im Shared-Desk-Modell arbeitest du im ABW immer dann, wenn du Kommunikation für deine Aufgaben benötigst. Musst du dich konzentrieren, kannst du dich in schallisolierte Räumlichkeiten oder Boxen zurückziehen.
Und was ist nun Hot Desk? Bei diesem Konzept bringst du keinen eigenen Laptop mit an den Arbeitsplatz, sondern greifst auf einen fest installierten Computer oder ein Telefon auf dem nächsten freien Platz zurück.
In einer Zeit voller schnelllebiger Arbeitstrends kann es gut sein, dass schon morgen eine ganz neue Organisationsform für deinen Arbeitsplatz eingeführt wird. Als Arbeitnehmer:in musst du das nicht einfach hinnehmen und sagen: Schauen wir mal, was wird - was wird! Nein. Du hast immer die Möglichkeit, deiner Führungskraft Feedback zu geben. Sind du oder dein Team unglücklich mit der Verteilung der Arbeitsplätze, solltest du das unbedingt ansprechen. Nur so können Alternativen gefunden werden.
letztes Update: 2. November 2023