Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Was du wissen musst

Na, hast du heute schon deine Arbeitszeit erfasst? Online, per Stechuhr oder in einer Excel-Liste? Oder gibt es an deinem Arbeitsplatz gar keine richtige Zeiterfassung? Alle erwähnten Szenarien sind möglich, denn zumindest in Deutschland gibt es rechtlich nach wie vor wenig Klarheit zu diesem Thema. Wir haben für dich alles Wissenswerte zur Arbeitszeiterfassung zusammengetragen.

Arbeitszeiterfassung: die EU-Perspektive

In jedem EU-Land gibt es nationale Gesetze, die den Arbeitsmarkt und die Arbeitsbedingungen regeln. Dennoch können gerichtliche Entscheidungen auf EU-Ebene Auswirkungen auf die nationalen Gesetze haben. Dies ist beim Thema Arbeitszeiterfassung der Fall. 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil, nachdem Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen systematisch zu erfassen. Das EuGH legte auch fest, dass die EU-Staaten das Urteil in ihren Arbeitsgesetzen umsetzen müssen, allerdings ohne klare Fristen zu nennen. Vorangegangen war eine Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien. Es ging um die Forderung nach einer gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das spanische Arbeitsrecht nicht vorsieht. Das EuGH-Urteil hat europaweit Diskussionen ausgelöst, da in vielen Mitgliedsländern das Thema Zeiterfassung arbeitsrechtlich bisher nicht geregelt ist. Nach wie vor herrscht u. a. in Deutschland Unklarheit darüber, ob Unternehmen auf Basis des EuGHs handeln müssen, oder ob sie so verfahren können wie bisher, solange das nationale Arbeitszeitgesetz nicht geändert wurde.

Arbeitszeiterfassung: die rechtliche Lage in Deutschland

Wie gesagt, ganz klar ist die rechtliche Lage aktuell nicht. Einerseits hat das Arbeitsgericht in Emden in einem Urteil entschieden, dass es bereits im Jahr 2020 auf Basis des EuGH Urteils eine Pflicht zur Zeiterfassung für deutsche Unternehmen gibt, und zwar für die komplette Arbeitszeit (ab Stunde 0). Das Urteil aus Emden legte auch fest, dass Zeiterfassungssysteme objektiv verlässlich und zugänglich sein müssen (versteckte Listen auf dem PC dürften diesen Kriterien nicht genügen).

Andererseits erklärte das Bundesarbeitsministerium (BMAS), dass sich die EuGH-Entscheidung auf die spanische Rechtslage beziehe und dass keine unmittelbare Umsetzungspflicht für andere Länder bestehe. Bisher wurde das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) jedenfalls nicht geändert. Das aktuelle ArbZG verlangt die Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen lediglich für Überstunden und Sonn- und Feiertage.

Arbeitszeiterfassung: die rechtliche Lage in Österreich

In Österreich hat das EuGH weniger öffentliche Diskussionen verursacht, da das Arbeitsrecht dort schon seit längerer Zeit eine Zeiterfassungspflicht für Unternehmen vorschreibt. Das Gesetz sieht keine konkrete Form vor, in der die Zeiterfassung zu erfolgen hat. Unternehmen können die Erfassung an die Mitarbeiter:innen übertragen oder sie selbst durchführen. Du als Angestellte:r hast das Recht, zu jedem Zeitpunkt Einblick in deine dokumentierten Arbeitszeiten nehmen zu können.

Arbeitszeiterfassung: die rechtliche Lage in der Schweiz

Auch das Schweizer Arbeitsrecht schreibt eine verbindliche Zeiterfassungspflicht für alle Unternehmen vor. Wie in Österreich ist den Unternehmen überlassen, wie die Zeiterfassung erfolgt, ob online/per App, über eine Excel-Liste oder in Papierform, ob durch das Unternehmen selbst oder die Angestellten.

Folge dem Link und vergleiche dein Gehalt

Warum Zeiterfassung wichtig ist

Manchmal nervt es, wenn man abends noch die Stunden eintragen muss oder sich am Ende der Woche zurückerinnern muss, woran und wie viel man in den vergangenen Tagen gearbeitet hat. Aber: Die Zeiterfassung ist wichtig, vor allem aus der Perspektive der Angestellten.

Selbst im Corona-Jahr 2020 haben die Beschäftigten in Deutschland fast 1,7 Milliarden Überstunden angehäuft, nur drei Prozent davon waren bezahlt. Eine systematische Zeiterfassung möglichst aller geleisteten Stunden ist die Voraussetzung dafür, dass sich daran etwas ändert. Denn: Dein:e Abeitgeber:in ist verpflichtet, deine Überstunden auszugleichen, entweder in Form von Gehalt oder als Freizeitausgleich (Link zum Überstunden-Artikel).

Rechtsanwalt Alexander Bredereck, Mitglied bei anwalt.de:

„Wenn dein Arbeitgeber eine ordentliche Zeiterfassung durchführt, wirst du wahrscheinlich auch deine Zeiten vollständig vergütet bekommen. Du musst hier nur auf etwaige tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen achten und gegebenenfalls rechtzeitig die Ansprüche geltend machen. Gibt es keine Zeiterfassung, solltest du eine eigene Aufstellung der Arbeitszeiten anfertigen.“

Das heißt: Wenn dein Unternehmen keine Zeiterfassung etabliert hat, können im Zweifel auch deine eigenen Aufzeichnungen zählen.

„Hierfür musst du den täglichen Beginn deiner Arbeitszeit, den Beginn und das Ende der Pausen, das Ende der täglichen regulären Arbeitszeit und das Ende der tatsächlichen Arbeitszeit (einschließlich der Überstunden) festhalten. Dazu kannst du einen Kalender nutzen und dir idealerweise diese Zeiten auch noch von einem Kollegen per Unterschrift täglich bestätigen lassen. Mittlerweile gibt es auch technische Hilfsmittel wie Apps um die Arbeitszeit selbst zu messen und zu dokumentieren.“

Rechtsanwalt Alexander Bredereck, Mitglied bei anwalt.de:
Bewerte jetzt deinen Arbeitgeber!

Zeiterfassung im Homeoffice

Während der Corona-Pandemie haben viele Arbeitnehmer:innen aus dem Homeoffice gearbeitet. Bei vielen hat das dazu geführt, dass sich Beruf und Privatleben noch mehr vermischt haben. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeitszeiten genau erfasst – egal, von wo aus du arbeitest.

Unterschiedliche Möglichkeiten der Zeiterfassung

In allen deutschsprachigen Ländern können Unternehmen selbst entscheiden, wie sie die Zeiterfassung regeln. Nach wie vor gibt es Unternehmen, die mit ausgedruckten Formularen arbeiten oder mit einer Stechuhr, über die sich Mitarbeiter:innen bei Arbeitsbeginn anmelden und nach Arbeitsschluss wieder abmelden. Es gibt aber auch immer mehr moderne, softwarebasierte Lösungen sowie teilweise kostenfreie Apps, die zum Beispiel auch für Freelancer interessant sind.

Zeiterfassung & Datenschutz

Bei einer elektronischen Datenerfassung werden neben deinen Arbeitszeiten auch personenbezogene Daten gespeichert. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält keine Vorgaben zum Thema Datenschutz bei der Zeiterfassung, aber Unternehmen müssen sich in jedem Fall konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verhalten. Dein:e Arbeitgeber:in ist unter anderem dazu verpflichtet, dass deine Daten vor einem Zugriff von außen geschützt sind. Unternehmen dürfen Arbeitszeitdaten nicht weitergeben und die Informationen aus der Zeiterfassung auch nur über einen bestimmten Zeitraum hin aufbewahren.

Zeiterfassung & Pausen

Als Arbeitnehmer:in stehen dir laut Arbeitszeitgesetz festgelegte Pausenzeiten zu:

  • Nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten zu.
  • Wer länger als neun Stunden an einem Tag arbeitet, muss mindestens 45 Minuten lang Pause machen.
  • Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Unterbrechung der Tätigkeit nachgehen.

Achtung: Pausenzeiten werden nicht vergütet. Dies solltest du bei deiner Zeiterfassung beachten. In einigen elektronischen Zeiterfassungssystemen werden Pausenzeiten automatisch abgezogen.

letztes Update: 23. November 2021