Arbeitszeiterfassung: Was du wissen musst
Arbeitszeiterfassung ist längst keine bloße Formalität mehr, sondern ein wichtiges Instrument für deinen Arbeitsschutz. Ein EuGH-Urteil verpflichtet Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen – ein Schritt, der nun in Deutschland durch einen Gesetzentwurf konkretisiert wird. Künftig sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch dokumentiert und für zwei Jahre aufbewahrt werden. Arbeitgeber tragen dabei die Hauptverantwortung, auch wenn Beschäftigte die Daten selbst eintragen können. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, erfordert aber eine eigenständige Dokumentation. Während Österreich und die Schweiz bereits etablierte Regelungen haben, bietet der neue Entwurf in Deutschland Ausnahmen, etwa für Kleinbetriebe. Warum das Ganze? Um Überstunden sichtbar zu machen und fair zu vergüten. Falls dein Arbeitgeber noch kein System nutzt, lohnt es sich, deine Zeiten – auch im Homeoffice – eigenständig zu notieren, um deine Ansprüche bei Gehalts- oder Freizeitausgleich abzusichern.
Und, hast du heute schon deine Arbeitszeit per App, am Terminal im Eingangsbereich oder doch in einer Excel-Liste erfasst? Das Gesetz verpflichtet Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz dazu, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. In Deutschland soll demnächst sogar die elektronische Zeiterfassung als Standard eingeführt werden.
Wir zeigen dir, welche Rechte und Pflichten du als Arbeitnehmer:in bei der Zeiterfassung 2026 hast und welche Ausnahmen es gibt. Außerdem beleuchten wir, wie die Arbeitszeiterfassung dich als Angestellte:r schützen kann.
Definition: Was ist Arbeitszeiterfassung und was muss erfasst werden?
Der Begriff Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Beginn, Ende und Dauer deiner täglichen Arbeitszeit inklusive aller Pausen durch dich dokumentiert werden. Die Pflicht dazu gilt dabei nicht nur für Vollzeitbeschäftigte, sondern ebenso für Teilzeitkräfte, Minijobber:innen sowie in jeglichen mobilen und flexiblen Arbeitsmodellen.
Warum das Ganze? Die Zeiterfassungspflicht soll idealerweise mehr Gesundheitsschutz für Arbeitnehmer:innen bringen. Die Aufzeichnungen machen zum Beispiel sichtbar, ob die Höchstarbeitszeit eingehalten wird oder ob du nach Feierabend die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf Stunden bekommst. Außerdem bilden sie die Grundlage für eine korrekte Bezahlung.
Wie genau du deine Arbeitszeit erfassen musst, schreibt in Deutschland bislang kein Gesetz vor. Eine verpflichtende Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung ist aber zeitnah angedacht. Mit Stand Oktober 2026 ist laut Bundesarbeitsgericht (BAG) entscheidend, dass das Zeiterfassungssystem objektiv, verlässlich und für alle Beschäftigten einsehbar ist. Sowohl handschriftlich geführte Listen, Excel-Tabellen, Stechuhren oder individuell programmierte Apps sind aktuell zulässig.
Methoden der Zeiterfassung: Von der Stechuhr bis zur App
In Deutschland, Österreich und der Schweiz entscheiden Unternehmen derzeit selbst, wie sie die Arbeitszeit erfassen. Die Bandbreite ist dabei groß. Manche traditionellen Betriebe arbeiten noch mit ausgedruckten Stundenzetteln oder einer klassischen Stechuhr, an der du dich morgens an- und abends abmeldest. Zugleich setzen einige Arbeitgeber auf Terminals mit Chipkarte, browserbasierte Software oder Apps, mit denen du auch im Homeoffice oder unterwegs per Klick deine Arbeitszeit dokumentierst.
Für Deutschland zeichnet sich ab, dass Papier oder Excel-Sheets auf Dauer nur noch in Kleinbetrieben oder mit tariflicher Ausnahme genügen. Für die eigene Dokumentation, etwa als Freelancer:in oder wenn dein Arbeitgeber keine Erfassung anbietet, bleibt eine Tabelle aber praktisch.
Arbeitszeiterfassung aus EU-Perspektive: Das EuGH-Urteil von 2019
Die Gestaltung des Arbeitsrechts ist in der EU grundsätzlich Sache der einzelnen Staaten. Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) können nationale Gesetze aber maßgeblich beeinflussen. Genau das ist bei der Zeiterfassung passiert.
Aber welcher Fall lag der Entscheidung des EuGH zugrunde und wie genau fiel das Urteil aus? Den Anstoß zum betreffenden Gerichtsverfahren gab ein Streit in Spanien. Die Gewerkschaft CCOO verklagte die Deutsche Bank SAE, weil die Bank nur Überstunden erfasste, nicht aber die gesamte tägliche Arbeitszeit. Das spanische Gericht legte den Fall dem EuGH vor. Dieser entschied am 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18, dass künftig alle EU-Mitgliedsstaaten ihre Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassungssystem verpflichten müssen.
Seine Entscheidung stützt der Gerichtshof auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie und die Grundrechte-Charta. Beide sollen Beschäftigten eine tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie Ruhezeiten garantieren. Ohne Erfassung ließe sich weder verlässlich feststellen, wie lange du tatsächlich gearbeitet hast, noch wie viele Überstunden du geleistet hast.
Wie die Staaten die Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzen sollen, ließ der EuGH offen. Des Weiteren gab es keine Frist zur Umsetzung. Auch das dürfte ein Grund dafür sein, warum die Länder ganz unterschiedlich mit dem Urteil umgehen.
Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Das gilt 2026
Bis 2022 mussten Arbeitgeber in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz nur jene Stunden aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgingen. Diese gelebte Praxis änderte sich mit einem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer:innen besser gewährleisten zu können, müssen Unternehmen seither auf Basis des Arbeitsschutzgesetz verpflichtend ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen.
Obwohl die Zeiterfassungspflicht bereits gilt, gibt es seit 2022 das Bestreben, ein passendes Gesetz als ergänzendes Fundament zum Arbeitsschutzgesetz auf den Weg zu bringen. Ein erster Gesetzentwurf des Arbeitsministeriums aus dem Jahr 2023 wurde jedoch nie umgesetzt. Im Juni 2026 hat die wenige Monate später zurückgetretene Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas deshalb einen neuen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch dokumentiert werden. Die Erfassung selbst soll weiterhin an Beschäftigte oder Führungskräfte delegiert werden dürfen.
Für die Umstellung sind gestaffelte Übergangsfristen geplant, die vor allem kleineren Unternehmen mehr Zeit geben. Zudem soll in Branchen mit Tarifvertrag künftig statt bisher höchstens acht Stunden täglich eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden möglich werden.
Wichtig für dich ist, dass der Entwurf bisher noch kein Gesetz ist. Aktuell befindet er sich in der Abstimmung zwischen den Ministerien. An der grundsätzlichen Pflicht deines Arbeitgebers zur Zeiterfassung ändert das aber sowieso nichts.
Muss man die Arbeitszeit auch im Homeoffice dokumentieren?
Du bist vorrangig im Homeoffice tätig? Dann weißt du vermutlich, dass hier die Grenzen von Beruf und Privatleben besonders leicht verschwimmen. Im Homeoffice zeigt sich also, wie wichtig die Erfassung ist. Eine Erhebung des WSI der Hans-Böckler-Stiftung ergab, dass Beschäftigte im Homeoffice fast doppelt so viele Überstunden leisteten, wenn ihre Arbeitszeit nicht aufgezeichnet wird. Das waren bei einer Vollzeitstelle im Schnitt 3,5 Stunden pro Woche.
Die Erfassungspflicht gilt deshalb unabhängig davon, wo du arbeitest. In Österreich gibt es für das Homeoffice eine Erleichterung. Arbeitest du überwiegend von zu Hause, muss nur die Dauer deiner täglichen Arbeitszeit festgehalten werden, nicht aber Beginn und Ende.
Zeiterfassung und Pausen
In Deutschland stehen dir laut Arbeitszeitgesetz feste Ruhepausen zu. Arbeitest du mehr als sechs und bis zu neun Stunden, hast du Anspruch auf mindestens 30 Minuten Pause. Wenn du mehr als neun Stunden arbeitest, sind es sogar 45 Minuten. Du darfst die Pausen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufteilen. Länger als sechs Stunden am Stück darfst du aber keinesfalls ohne Unterbrechung arbeiten.
Ruhepausen zählen weder in Deutschland noch in Österreich und der Schweiz zu deiner Arbeitszeit. Das heißt, dass sie in der Regel auch nicht vergütet werden. Das solltest du bei deiner Zeiterfassung berücksichtigen. Manche elektronischen Systeme ziehen die gesetzliche Pause automatisch ab, auch wenn du sie nicht aktiv eingetragen hast.
Ausnahmen: Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht nicht?
Grundsätzlich betrifft die Arbeitszeiterfassungspflicht alle Arbeitnehmer:innen. Sie ist unabhängig von deiner Branche und der Größe des Unternehmens, in dem du arbeitest. Für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sieht der aktuelle Gesetzesentwurf in Deutschland allerdings eine Erleichterung vor. Diese sollen dauerhaft auf die elektronische Form verzichten und weiterhin auf Papier dokumentieren dürfen. Deine Arbeitszeit muss aber auch in den Kleinbetrieben stets aufgezeichnet werden.
Eine etwas andere Ausgangslage zeigt sich bei leitenden Angestellten. Solltest du Führungskraft sein, bist du zwar im Allgemeinen vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen, nicht jedoch vom Arbeitsschutzgesetz. Und aus diesem wiederum leitet das BAG die Erfassungspflicht ab. Musst du also nun deine Arbeitszeit dokumentieren oder nicht? Bis der Gesetzgeber die Antwort auf diese Frage final klärt, sind du und dein Arbeitgeber auf der sicheren Seite, wenn sie auch hier die Arbeitszeit erfassen.
Weitere Abweichungen von der Zeiterfassungspflicht sollen künftig über Tarifverträge möglich sein – beispielsweise die schriftliche Form der Dokumentation. Ein vollständiger Verzicht auf die Dokumentation, wie ihn manche Arbeitgeber bei der Vertrauensarbeitszeit bisher praktizierten, soll jedoch laut dem aktuellen Entwurf verboten sein.
Gilt die Zeiterfassungspflicht eigentlich auch für Beamt:innen?
Nach europäischem – und daraus abgeleitet auch deutschem – Arbeitsschutzrecht zählen Beamtinnen und Beamte ebenfalls zu den Arbeitnehmer:innen, auf die sich das Bundesarbeitsgericht bei der Erfassungspflicht stützt. Im öffentlichen Dienst wird die Arbeitszeit ohnehin weit überwiegend schon erfasst.
Eine kleine Besonderheit gibt es allerdings. Als Beamt:in unterliegst du nicht dem Arbeitszeitgesetz, sondern arbeitest gemäß der Arbeitszeitverordnungen von Bund und Ländern. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes hin zur verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung würde Landesbeamt:innen deshalb nicht automatisch erfassen. Lehrer:innen bilden unter Beamt:innen übrigens nochmal einen Spezialfall, da ihre Arbeitszeit bislang in erster Linie über Unterrichtsdeputate geregelt ist.
Arbeitszeiterfassung in Österreich: Ist sie auch hier Pflicht?
In Österreich hat das EuGH-Urteil kaum Wellen geschlagen, denn das geltende Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber schon lange zur Aufzeichnung. Eine bestimmte Form – also beispielsweise elektronisch oder schriftlich – gibt das Gesetz nicht weiter vor. Grundsätzlich gehören gemäß der Wirtschaftskammer Österreich auch deine Ruhepausen in die Aufzeichnungen. Zudem gilt die Pflicht ausdrücklich auch bei Gleitzeit- und All-in-Verträgen.
Spannend für alle, die in Gleitzeit, im Außendienst oder im Homeoffice arbeiten, ist, dass du in diesen Fällen deine Zeit prinzipiell selbstständig erfassen darfst. Dein Arbeitgeber muss dich dann allerdings zur korrekten Zeiterfassung anleiten und deine Aufzeichnungen kontrollieren. Sofern du Zeit und Ort deiner Arbeit weitgehend selbst bestimmen kannst, reicht es, wenn du nur die Dauer deiner Tagesarbeitszeit festhältst.
Zwei Regeln stärken deine Position besonders. Du hast einmal im Monat Anspruch darauf, deine Aufzeichnungen kostenlos zu bekommen, wenn du das nachweislich verlangst. Und fehlen die Aufzeichnungen, sodass sich deine tatsächliche Arbeitszeit nicht mehr feststellen lässt, verfallen deine Ansprüche nicht, etwa auf die Bezahlung von Überstunden.
Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht mit zwei Ausnahmen
Die Schweiz gehört nicht der Europäischen Union an – und damit hat das EuGH-Urteil keinerlei Relevanz für das Land. Dennoch müssen Schweizer Arbeitgeber deine Arbeitszeit grundsätzlich detailliert erfassen. Die Einzelheiten regelt Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz. Auf welche Art und Weise deine Zeit inklusive Ruhepausen erfasst wird, bleibt dem Unternehmen überlassen.
Anders als Deutschland und Österreich definiert die Schweiz die Möglichkeit zum vollständigen Verzicht auf die Zeiterfassung. Möglich ist er jedoch nur über einen Gesamtarbeitsvertrag und ausschließlich für Beschäftigte, die bei ihrer Arbeit große Autonomie haben. Du musst für eine Ausnahme von der Zeiterfassungspflicht mehr als 120.000 Franken brutto im Jahr inklusive Boni verdienen und den Verzicht schriftlich vereinbart haben. Beide Seiten können diese Vereinbarung jährlich widerrufen. Die zweite Ausnahme ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung mit einer Dokumentation der täglichen Gesamtarbeitszeit ohne extra Anführung der Pausen. Die Vereinfachung hin zur Vertrauensarbeitszeit kommt infrage, wenn du deine Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festlegen kannst.
Vertrauensarbeitszeit klingt für dich gut, aber gibt es vielleicht auch noch Aspekte, die du beachten solltest? Relevant ist zumindest, dass du bei einem vollständigen Verzicht Überstunden im Nachhinein kaum noch geltend machen kannst. Bei der vereinfachten Erfassung ändert sich für dich daran dagegen nichts.
Warum Arbeitszeiterfassung für dich als Arbeitnehmer:in so wichtig ist
Manchmal nervt es, abends noch die Stunden einzutragen oder sich am Ende der Woche zu erinnern, woran du wie lange gearbeitet hast. Trotzdem lohnt sich der Aufwand – auch in finanzieller Hinsicht.
Laut Arbeitszeitrechnung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) leisteten Beschäftigte in Deutschland 2024 rund 552 Millionen bezahlte und 638 Millionen unbezahlte Überstunden. Mehr als die Hälfte der Mehrarbeit wurde also nicht vergütet. Doch es gibt Hoffnung. Immer mehr Überstunden landen laut IAB auf Arbeitszeitkonten, über die sie später ausgeglichen werden können. Damit das funktionieren kann, musst du die Überstunden aber erst einmal erfassen. Denn nur was dokumentiert ist, kannst du als Freizeitausgleich oder Gehalt einfordern.
Hat dein Unternehmen keine Zeiterfassung etabliert, solltest du deine Arbeitszeit zumindest selbst dokumentieren. Halte dafür täglich fest, wann du beginnst, wann deine Pausen anfangen und enden, wann deine reguläre Arbeitszeit endet und wann du tatsächlich Feierabend machst. Ein Kalender oder eine App reicht dafür aus. Belastbarer werden die Daten, wenn ein:e Kolleg:in deine Zeiten regelmäßig per Unterschrift bestätigt.
Achte außerdem auf Ausschlussfristen in deinem Arbeits- oder Tarifvertrag. Sie legen fest, bis wann du Ansprüche wie die Bezahlung von Überstunden spätestens geltend machen musst. Mehr dazu, wann dein Arbeitgeber Überstunden ausgleichen muss, liest du auf dem kununu Blog.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Mit der elektronischen Zeiterfassung werden neben deinen Arbeitszeiten auch personenbezogene Daten gespeichert. Aber keine Sorge! Dein Arbeitgeber muss sich jederzeit an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) halten. Was das bedeutet? Deine Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein, dürfen nicht weitergegeben und nur so lange gespeichert werden, wie es nötig ist.
Die Regeln sind gerade bei biometrischen Daten streng. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschied 2020 beispielsweise, dass ein Arbeitnehmer eine Zeiterfassung per Fingerabdruck-Scanner verweigern darf. Selbst wenn das System nur einzelne Merkmale deines Fingerabdrucks verarbeitet, handelt es sich um biometrische Daten. Ohne deine Einwilligung ist eine solche Erfassung unzulässig.
Das kannst du tun, wenn dein Arbeitgeber keine Zeiterfassung anbietet
Die Pflicht zur Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Aber was, wenn dein Unternehmen dir die Arbeitszeiterfassung verweigert? Bevor du an rechtliche Schritte denkst, lohnt sich meist ein direktes Gespräch mit deiner Führungskraft oder der Personalabteilung. Oft fehlt es weniger am Willen als am Wissen, dass die Pflicht in Deutschland seit dem BAG-Beschluss von 2022 bereits gilt.
Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, ist er nach dem Gespräch mit deiner:m Vorgesetzten deine wichtigste Anlaufstelle. Er kann darauf drängen, dass ein Erfassungssystem eingeführt wird. Unterstützung bekommst du außerdem bei deiner Gewerkschaft, in Österreich auch bei der Arbeiterkammer.
Bleibt dein Arbeitgeber trotz allem untätig, kannst du dich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. In Deutschland kontrollieren die Arbeitsschutzbehörden der Länder die Einhaltung des Arbeitszeitrechts. Die gleichen Aufgaben übernimmt in Österreich das Arbeitsinspektorat.
Häufige Fragen zum Thema Zeiterfassung
In Deutschland gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Sie ist unabhängig davon, wann die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes in Kraft tritt. In Österreich und der Schweiz schreiben die Arbeitszeitgesetze die Aufzeichnung schon deutlich länger vor.
Aktuell können Arbeitgeber in Deutschland die Form der Zeiterfassung frei wählen. Ausschlaggebend ist nur, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss. Der Referentenentwurf von 2026 sieht aber die elektronische Erfassung als Regelfall vor, mit Ausnahmen für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten. Keine (geplanten) Formvorschriften gibt es in Österreich und der Schweiz.
Vertrauensarbeitszeit regelt, wann du arbeitest, nicht ob deine Arbeitszeit dokumentiert wird. Du kannst deine Zeit weiterhin frei einteilen, ein vollständiger Verzicht auf die Aufzeichnung ist in Deutschland aber nicht mehr zulässig. In der Praxis erfasst du mit Vertrauensarbeitszeit deine Stunden dann meist selbstständig.
Ohne Zeiterfassung verstoßen deutsche Arbeitgeber gegen geltendes Recht. Für dich ist vor allem wichtig, deine Stunden dann selbst zu dokumentieren.
