Erfolgreich Feedback an Vorgesetzte geben: 5 hilfreiche Tipps
Inhaltsverzeichnis
Moderne Unternehmen schreiben sich eine positive Feedbackkultur gerne auf die Fahnen. Eine Arbeitsatmosphäre, in der alle Beteiligten offen für Feedback sind und Feedback geben, wünschen sich viele Arbeitnehmer:innen. Feedback, dieses englische Wort, für das es keine richtig passende deutsche Übersetzung gibt, ist uns Menschen wichtig, vor allem in Arbeitskontext und vor allem in Verhältnis zu Personen, die uns übergeordnet sind.
Studien belegen, dass konstruktives Feedback die Leistungsfähigkeit und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden fördert. Kein Wunder: Menschen zeigen eine Leistung und erwarten sich eine Rückmeldung/ein Feedback, um einschätzen zu können, ob sie und ihre Arbeit wertgeschätzt werden. Allerdings wünschen sich viele Arbeitnehmer:innen, dass Feedback im Job nicht nur eindimensional ist. Sie wollen nicht nur die Empfänger:innen von Feedback sein – sie wollen selbst Feedback geben und erwarten von modernen Vorgesetzten, dass dieses Feedback auch gehört wird. Dabei ist es oft gar nicht so einfach, dem Chef:der Chefin Feedback zu geben, trotz flacher Hierarchien. Wir verraten dir, wie konstruktives Feedback nach oben gelingt.
5. Tipps: Grundlagen für effektives Feedback an den:die Chef:in
Eines vorweg: Effektives Feedback entsteht meistens nicht im Affekt. Bedeutet: Natürlich kannst du eine direkte Rückmeldung in einer Situation geben, in der du dich unverstanden oder schlecht behandelt fühlst. Eine größere Wirkung erzielst du jedoch, wenn du wohl überlegt und mit etwas Abstand dein Feedback an deiner Chefin:deinem Chef äußerst, gerade, wenn du in der direkten Situation emotional aufgewühlt bist.
Formuliere Feedback an Vorgesetzte deutlich und spezifisch: Beschreibe deine Beobachtungen der Wahrnehmungen klar und auf den Punkt. Belege deine Aussagen mit konkreten Beispielen. Es ist hilfreich, wenn du dein Feedback vorbereitest und dir Notizen zu Situationen machst.
Widerstehe dem Bedürfnis, Feedback aus einer Emotion heraus zu geben: Oberstes Gebot für Feedback ist eine respektvolle Wortwahl. Das gilt für alle Beteiligten. Vermeide jegliche Form von Angriff oder Vorwurf und konzentriere dich darauf, konstruktives Feedback zu geben.
Beginne mit positiven Feedback: Feedback sollte in alle Richtungen von Wertschätzung gekennzeichnet sein. Starte dein Gespräch daher mit positivem Feedback für deine:n Vorgesetzte:n – zum Beispiel, was du an deinem:deiner Vorgesetzten besonders schätzt.
Biete Lösungsvorschläge: Wie immer bei Konflikten gilt: Es ist wenig hilfreich, sich nur auf die Probleme zu fokussieren. Vielleicht hast du konkrete Lösungsvorschläge oder Verbesserungsmöglichkeiten im Kopf? Falls ja, äußere sie und zeige Bereitschaft, gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Wenn du deine:n Vorgesetzten lediglich mit einem Problem zu konfrontierst und die Erwartung signalisierst, dass das Problem durch sie:ihn gelöst wird, manövrierst du dich in eine Sackgasse.
Zeitpunkt und Ort: Gib Feedback immer in einer 1:1 Situation. Nicht vor anderen Kolleg:innen, sondern immer in einem Vier-Augen-Gespräch. Wähle einen geeigneten Zeitpunkt und einen passenden Ort für das Feedback. Am besten, du bittest deinen Chef:deine Chefin offiziell um ein Feedbackgespräch, damit setzt du den richtigen Rahmen. Ja, richtig gelesen: Auch als Arbeitnehmer:in hast du durchaus das Recht, um ein Feedbackgespräch zu bitten – wenn dich etwas beschäftigt, musst du nicht das jährlich geplante Feedbackgespräch abwarten.
Tipp: Ist dein Arbeitgeber der passende Fit? Was der Cultural Fit ist und wie du ihn herausfinden kannst, erfährst du in unserem Artikel.
Vorbereitung auf das Feedbackgespräch
Du hast es geschafft, deinen Chef:deine Chefin um ein Feedbackgespräch zu bitten? Prima, damit hast du die erste wichtige Hürde gemeistert. Spätestens wenn der Termin im Kalender erscheint, solltest du beginnen, dich auf das Gespräch vorzubereiten. Überlege dir genau, was du sagen willst und wie du dein Feedback formulieren möchtest. Mach dir Notizen und scheue dich nicht davor, einen Probedurchlauf für das Feedbackgespräch zu machen.
Schritt 1: Was stört dich und warum stört es dich?
Konstruktives Feedback startet immer in der Selbstreflexion. Überprüfe deine Motive und Gefühle, um sicherzustellen, dass deine Kritik an deinen Vorgesetzten konstruktiv und zielführend ist und dass du sie möglichst subjektiv vermittelst.
Schritt 2: Formuliere deine Ziele
Werde dir klar darüber, was du mit deinem Feedback erreichen möchtest. Was muss sich aus deiner Sicht ändern, damit du mit der Situation zufrieden bist? Was sind Minimalziele? Und welche Konsequenzen ziehst du, wenn sie nicht erfüllt werden?
Schritt 3: Antizipiere Reaktionen und bereite dich vor
Dein Feedback zu formulieren, ist die eine Seite – vorherzusehen, wie dein Gegenüber darauf reagiert, eine andere. Überlege dir Szenarien, wie dein:e Vorgesetzte:r auf dein Feedback reagieren könnte – und wie du damit umgehen wirst.
Schritt 4: Plane das Feedbackgespräch mit deinem Chef:deiner Chefin
Unabhängig davon, ob du das Feedbackgespräch mit deinem Chef:deiner Chefin aktiv initiierst oder ob du ihm Rahmen eines ohnehin geplanten Feedbackaustauschs deine Kritik loswerden möchtest – eine Gesprächsführung nach folgenden Phasen kann hilfreich sein:
Phase 1: Sondiere die Bereitschaft, Feedback anzunehmen
Du kannst noch so empathisch, souverän und sachlich auftreten. Wenn dein:e Vorgesetzte:r nicht bereit ist, Feedback anzunehmen, wird es nicht ankommen und schlimmsten Fall in ein Streitgespräch eskalieren. Finde also zunächst heraus, ob deine Führungskraft bereit ist, ein Feedback-Gespräch auf Augenhöhe zu führen. Das kann dir gelingen in dem du die Unternehmensphilosophie miteinbeziehst.
Beispiel
„Offene Kommunikation ist als ein Unternehmenswert verankert. Als Mitarbeiter:in erkennt man häufig schneller, wenn sich Möglichkeiten zur Optimierung ergeben: „Wären Sie/ Wärst du dafür offen, so etwas zu besprechen?“
Natürlich ist es auch möglich, ganz direkt zu sein: „Nachdem offene Kommunikation bei uns einen hohen Stellenwert hat – wärst du offen für Feedback von Seiten der Mitarbeiter?“
Wesentlich ist, dass du keine Unterstellung formulierst und deine:n Vorgesetzte:n nicht schon vorab zum Kern des Problems machst. Auch das ist mit konstruktivem Feedback gemeint: Vermeide, dir ein zu frühes Urteil zu erlauben über die Gründe des Verhaltens deiner Chefin:deines Chefs. Sei im Gegensatz offen für seine:ihre Perspektive.
Tipp: Kannst du vermitteln, dass dir etwas daran liegt, das Wohl des Unternehmens verbessern zu wollen, nimmt das automatisch den Verbesserungsdruck einer einzelnen Person und die Chance, dass deine Führungskraft im Feedbackgspräch automatisch zuhört, steigt.
Phase 2: Gib positives Feedback
Laut einer Auswertung der LMU München fördert positives Feedback intrinsisch motiviertes Verhalten. Das gilt für Feedback „von oben nach unten“, aber auch umgekehrt. Wenn du mit einem positiven Feedback startest, kannst du die Atmosphäre positiv beeinflussen und dein Gegenüber empfänglicher machen für dein Feedback. Auch bei positivem Feedback an den:die Chef:in gilt: Werde konkret.
Beispiel für positives Feedback an den:die Chef:in:
„Ich weiß es sehr zu schätzen, dass du mich förderst und mir die Möglichkeit gibst, mich weiterzuentwickeln. Danke, dass ich die Verantwortung für Projekt XY übernehmen durfte. Das war eine Herausforderung, an der ich wachsen konnte und selbständig Entscheidungen treffen konnte. Gleichzeitig war mir immer bewusst, dass ich mich bei Fragen an dich wenden konnte.“
Phase 3: Formuliere sachliche Beobachtungen aus der Ich-Perspektive
Feedback aus der Ich-Perspektive ermöglicht es, Empathie zu zeigen und Verständnis für die Perspektive deines Gegenübers zu demonstrieren. Persönliches Feedback ist nie zu hundert Prozent objektiv – wenn du aus der Ich-Perspektive formulierst, unterstreichst du dies und klingst weniger anschuldigend.
Beispiele für Formulierungen aus der Ich-Perspektive:
- „Ich habe das Gefühl, …“
- „Ich nehme wahr, dass …“
- „Ich empfinde das als …“
Tipp: Vermeide Allgemeinerungen im Feedback an deine:n Chef:in. Formulierungen wie, „immer“, „nie“ und „jedes Mal“ sind bei Feedbackgesprächen ein No Go. Ansonsten folgt allzu schnell ein „in dieser und jener Situation war es aber anders“ und schon ist dein Gegenüber im Verteidigungsmodus und hört nicht mehr, was du eigentlich sagen willst.
Phase 4: Führe vor Augen, was die Konsequenzen deiner Beobachtung waren
Damit du in deinem Feedback eine lückenlose Kausalkette vorweisen kannst, ergänzt du deine Beobachtung schließlich mit Auswirkungen, die das Ganze auf dich und schließlich das Unternehmen hat.
Beispiel
„Mir ist aufgefallen, dass wir durch die vielen einzelnen Schritte unsere Abläufe nicht effizient gestalten können und in der Summe dadurch viel Zeit verloren geht. Dadurch häufen sich zahlreiche Überstunden und ich habe kaum freie Kapazität für Projekt [xy]. Die Überstunden führen dazu, dass ich erst sehr spät nach Hause komme und sich ein Frustrationsgefühl einstellt, weil der Prozess sehr zäh ist.“
Ohne eine Schuldzuweisung machst du deinen Chef:deine Chefin so auf eine Situation aufmerksam, mit der du nicht zufrieden bist.
Phase 5: Äußere Lösungsvorschläge/deine Wünsche und Erwartungen
Wenn du dich in der Vorbereitung für dein Feedbackgespräch mit der Situation auseinandergesetzt hast, hast du sicherlich Ideen und Vorschläge, wie die Situation verbessert werden kann. Diese kannst du nun formulieren.
In der oben skizzierten Beispielssituation mit den vielen Überstunden kannst du Vorschläge machen, wie sich der Prozess durch bessere Absprachen optimieren lässt, sodass weniger Überstunden notwendig sind. Wenn du einen eigenen Lösungsvorschlag mitbringst, signalisierst du deine Bereitschaft, an der Lösung des Problems mitzuarbeiten.
Beispiel
„Mir ist wichtig, dass ich den Überblick behalte und die Qualität meiner Arbeit aufrecht erhalten kann. Deshalb würde ich gerne folgende Schritte verkürzen oder in folgender Weise optimieren. Meine Bitte wäre außerdem, dass ich meine Arbeitszeit zu 25 Prozent für dringende Adhoc-Projekte freihalte. So können wir gleichzeitig mehrere lukrative Aufträge abschließen.“
In diesem Fall hast du deinen Lösungsvorschlag noch mit einem Nutzen untermauert. Mehr Zeit für lukrative Aufträge bedeuten monetäre Verbesserung für das Unternehmen. Es lassen sich nicht immer monetäre Anreize oder Nutzen finden. Du solltest dein Feedback jedoch mit der Aussicht auf Verbesserung und allgemeinen Nutzen für das Team, das Unternehmen oder die Zusammenarbeit abschließen.
Phase 6: Definiere konkrete Ergebnisse/Schritte und bedanke dich
Je nachdem, wie das Gespräch läuft und abhängig von den Themen könnt ihr euch direkt auf Lösungen verständigen. Entscheidungen zu komplexeren Themen wird dein:e Vorgesetzte nicht direkt treffen (können). In jedem Fall sollte es am Ende des Feedbackgesprächs einen Konsens darüber geben, was die nächsten Schritte sind und wann sie erfolgen.
Vergiß auf keinen Fall, dich am Ende des Feedbackgesprächs bei deinem:deiner Chef:in zu bedanken! Und auch du kannst stolz sein auf konstruktives Feedback an deine:n Vorgesetzte:n. Kein Arbeitsverhältnis ist frei von Konflikten. Wichtig ist, dass diese thematisiert werden, nur so können sie gelöst werden. Vorgesetzten Feedback geben ist nicht immer einfach, aber es ist eine Möglichkeit, dein Arbeitsumfeld mitzugestalten.
Tipp: Fixiere das besprochene Feedback schriftlich. Halte die besprochenen Punkte des Feedbacks an deine:n Chef:in schriftlich fest und schicke ihm:ihr ein kurzes Follow-Up nach eurem Gespräch. So zeigst, du, wie wichtig dir die besprochenen Themen sind und dass du dir eine Reaktion auf dein Feedback erwartest.
Letztes Update: 22. April 2024