So gelingen produktive Meetings und Zusammenarbeit im Homeoffice

Zur Umstellung auf Homeoffice gehört nicht nur das Einrichten eines Arbeitsplatzes, um produktiv arbeiten zu können. Sondern auch die Zusammenarbeit im Team und das Halten von Meetings sind für viele weiterhin ein wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Welche Tools für die Arbeit im Homeoffice hilfreich sind und wie du deine Meetings remote-friendly gestaltest, verraten wir hier.

Technisches Set-Up und hilfreiche Tools

Schritt 1: Zuallererst ist solltest du dir, wenn möglich, einen richtigen Arbeitsplatz in deinen eigenen vier Wänden einrichten. Dieser muss zwar nicht den selben Ansprüchen wie an deinem normalen Arbeitsort gerecht werden, sollte es dir aber dennoch ermöglichen produktiv zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Nach getaner Arbeit, ist es dir dadurch außerdem möglich deinen improvisierten Arbeitsplatz zu verlassen und in den wohlverdienten Feierabend zu starten.

Schritt 2: Die Technik. Für die Arbeit im Homeoffice ist eine gute Internetverbindung wichtig, 20 Mbs/s sollten für Video-Konferenzen und eine starke Internetnutzung bei der Arbeit vollkommen ausreichend. Infrastruktur wie Laptop, Ladegerät, Kopfhörer und VPN-Zugang, sollten ebenfalls im Vorfeld eingerichtet und vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

Schritt 3: Hilfreiche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit sind in Zeiten von Corona gefragter, denn je. Eine Auswahl haben wir hier für euch zusammengestellt:

• Slack, Cisco Jabber oder Google Meet für Video-Konferenzen
• Slack für die Bildung von Projektgruppen und zum regelmäßigen Austausch
• Google Drive oder Microsoft OneDrive für das gemeinsame Arbeiten an Dokumentend
• JIRA oder KanbanFlow für die Planung der Arbeit und eine Übersicht aller Tasks und To-Dos

Tipps für Remote-Zusammenarbeit und Meetings

Das Wichtigste für die Zusammenarbeit ist sich bewusst zu sein, dass Heimarbeit eine Herausforderung sein kann – vor allem für Eltern oder Personen mit einer großen Familie. Um Kollegen und Vorgesetzten die Planung von Meetings zu erleichtern, ist es daher hilfreich, den eigenen Kalender zu pflegen und Zeiträume zu blocken, an denen zum Beispiel mit der Familie gemeinsam gegessen wird oder private Tätigkeiten anfallen. So ist für andere leicht ersichtlich, wann Termine für alle eingerichtet werden können. Weitere Tipps um Meetings remote-friendly und produktiv zu gestalten:

• Denke im Vorfeld darüber nach, ob ein Meeting wirklich die sinnvollste Form der Kommunikation ist und ersetze den Termin gegebenenfalls durch eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen.
• Lade wirklich nur die Personen ein, die bei dem Termin dabei sein müssen und vermeide so die Kalender deiner Kollegen unnötig zu füllen.
• Sende zumindest einen Tag zuvor eine Agenda und wichtige Informationen für das Meeting aus, damit sich alle Teilnehmenden entsprechend vorbereiten können.
• Gehe sicher, dass deine Kamera und dein Mikrofon funktionieren. Video-Konferenzen in denen sich die Präsentierenden zeigen, erhöhen nachweislich das Engagement der anderen Teilnehmer.
• Überlege dir vorab einen Plan B, falls eines der Tools nicht wie geplant funktionieren sollte.
• Sende nach dem Meeting eine Zusammenfassung des Termins und To-Dos für die Teilnehmer aus.

Bleibe in Kontakt mit deinen Kollegen

Persönliche Gespräche sollten im Homeoffice auch abseits von offiziellen Terminen und Meetings nicht zu kurz kommen. Ob tägliche Check-Ins mit dem gesamten Team, in denen zu Beginn Zeit für informellen Austausch genutzt werden kann oder virtuelle Kaffeepausen mit den Kollegen per Videoanruf. Rituale wie diese stärken das Wohlbefinden und den Zusammenhalt im Team. Und sind in Zeiten sozialer Isolation mindestens genauso wichtig für produktive Zusammenarbeit.