Selbstorganisation als Freelancer: Tipps für mehr Effizienz und Erfolg

Als Freelancer bist du dein eigener Chef oder deine eigene Chefin. Der große Vorteil: Du kannst deinen Workflow ganz nach deinen Bedürfnissen gestalten. Allerdings bist du als Freelancer auch selbst dafür verantwortlich, Erfolg und Effizienz gleichermaßen in deine Arbeitsabläufe zu implementieren. Wie das am besten klappt, verrät Experte Gregor Duda in diesem Gastbetrag mit Tipps für die Selbstorganisation als Freelancer.

Freelancer brauchen Struktur und Ordnung

Das traditionelle Modell von Arbeitnehmern, die vor Ort im Betrieb des Arbeitgebers arbeiten, ist heutzutage immer noch die Regel. Dennoch gibt es statistisch Jahr für Jahr mehr Freelancer, die als flexible Unterstützung projekt- oder auftragsbezogen den Arbeitgeber unterstützen – und zwar ohne dabei über einen Arbeitsvertrag fest in das Unternehmen eingebunden zu sein.

Wer als Freelancer die eigene Expertise in ein Projekt einbringt, zeichnet sich dadurch aus, dass er oder sie im Gegensatz zu konventionellen Arbeitnehmern eigenverantwortlich handelt. Dem Freelancer steht es frei, wie er bei der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten vorgeht und welche Strategien dabei eingesetzt werden.

Eins ist jedoch klar: Ohne Struktur und Ordnung ist es für einen Freelancer schwierig, die gesetzten Ziele zu erreichen und das Projekt zur Zufriedenheit aller Beteiligten abzuschließen.

Freelancer-Strategien für mehr Effizienz im Workflow

1. Feste und geregelte Arbeitszeiten einplanen

Arbeit nach Lust und Laune ist spätestens dann nicht mehr möglich, wenn die ersten Deadlines nahen. Die Erfahrung zeigt: Je stärker der Termindruck, desto mehr leidet die Arbeitsqualität. Umso wichtiger ist es daher für Freelancer, feste und geregelte Arbeitszeiten einzuplanen. Diese richten sich nach den konkreten Projekten oder Aufträgen und hier gilt es, nach Prioritäten zu koordinieren und alle Aufgaben entsprechend zu sortieren.

Hilfreich ist es in diesem Zusammenhang, mögliche Termine per Online Terminvereinbarung zu automatisieren. Spezielle Tools erlauben es dabei, Zeiten in Abstimmung mit dem eigenen Geschäfts- und Privatterminkalender zu vergeben.

2. Trennung von Büro und Privatbereich einhalten

Mit dem Laptop lässt sich hervorragend auch auf der Couch arbeiten. Tatsächlich ist das räumliche Vermischen von Arbeits- und Privatbereich aber für die Effizienz von Freelancern oder auch all jenen, die seit Corona im Homeoffice arbeiten, nur wenig zuträglich.

Experten sehen in der Vermischung von Berufs- und Privatwelt übrigens auch die Gefahr, dass sich Freelancer quasi selbst ausbeuten, indem die Grenzen völlig verschwimmen und so Erholungsphasen verkürzt werden oder gar nicht mehr stattfinden – so zumindest das Ergebnis einer aktuellen Studie des AOK-Bundesverbandes.^[1]

Es empfiehlt sich also langfristig, darauf zu achten den Arbeitsplatz so gut wie möglich vom Wohnraum zu trennen und diese räumliche Aufteilung auch für die Arbeitszeit einzuhalten.

3. Kapazitäten und Ressourcen richtig einschätzen

Gerade am Anfang der Tätigkeit als Freelancer sind die meisten froh über jeden Auftrag. Das ändert sich mit zunehmendem Erfolg aber recht schnell und so steht jeder Freelancer irgendwann vor der Situation, auch Aufträge ablehnen zu müssen. Hier gilt es im Sinne der eigenen Effizienz realistisch abzuschätzen, welche Ressourcen noch genutzt werden können – und welche bereits durch andere Aufträge beansprucht werden.

Damit wird es im Rahmen der Selbstorganisation als Freelancer notwendig, auch Aufträge abzulehnen, wenn sie die eigenen Kapazitäten übersteigen. Wichtig zu wissen: Zahlende und dauerhafte Kunden gehen immer vor – hier gilt es, Prioritäten nach betriebswirtschaftlichen Überlegungen zu setzen.

Wer Aufträge ablehnt, sorgt damit nicht immer für Freude beim Gegenüber: Dennoch ist nur so gewährleistet, dass du deine Termine einhältst und die Qualität deiner Arbeit gleichbleibend hoch bleibt, ohne durch unnötigen Terminstress beeinflusst zu werden.

Tools zur Selbstorganisation

Insbesondere durch die Digitalisierung sind mittlerweile zahlreiche Tools erhältlich, die gerade auch die Selbstorganisation für Freelancer im Fokus haben. Neben dem Terminkalender, den du wirklich immer und überall brauchst und daher stets aktuell halten solltest, können die folgenden Tools ebenfalls den Arbeitsalltag erleichtern:

• Wunderlist: Als App hilft Wunderlist dabei, den eigenen Workflow besser zu organisieren. Das können einzelne Aufträge sein, aber auch sonstige Aufgaben, die im Job anfallen. Optimal ist dabei, dass sich Aufgabenlisten auch mit Kollegen oder Geschäftspartnern teilen lassen.
• Trello: Trello bietet als Projektsoftware die Möglichkeit, Arbeitsschritte zu organisieren und zu planen. Ebenfalls lässt sich per Trello die Zusammenarbeit von mehreren Mitgliedern in einem Team koordinieren, da der Zugriff auf die Trelloboards auch weitergegeben werden kann.
• Slack: Kommunikation ist das A und O als Freelancer – umso wichtiger sind daher funktionierende Kommunikationskanäle. Slack bietet die Möglichkeit des Austauschs innerhalb von Teams und Projekten. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, auch Dateien und andere Ressourcen untereinander auszutauschen.
• Dropbox: Apropos Dateien – nicht nur als Freelancer fallen oft große Datenmengen an, die getauscht und verteilt werden müssen. Dropbox eröffnet hier die Möglichkeit, USB-Sticks oder andere Datenträger zu ersetzen und ist durch die Verschlüsselungsvarianten auch datenschutzkonform im Sinne der DSGVO.
• Lexoffice: Eine der unbeliebtesten Aufgaben für Freelancer ist die eigene Buchhaltung – wer diese nicht extern über den Steuerberater erledigen lässt, kann Lexoffice hervorragend für die eigenen Zwecke nutzen und so effizient den Papierkram hinter sich lassen. Besonders vorteilhaft ist hier die Option, auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln.

Quelle:

^[1] AOK-Bundesverband

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Gregor Duda

Gregor Duda ist Mitgründer der Buchhaltungs-Plattform Orbnet, welche sich zum Ziel genommen hat die Prozesse von Coaches, Beratern und Dienstleistern zu vereinfachen, um mehr Zeit für das eigene Unternehmen zu gewinnen.