Freelancer:in werden: Das ist beim Schritt in die Selbstständigkeit wichtig

Auf der Suche nach mehr Life und weniger Work wird Freelancing für Arbeitnehmer:innen mehr und mehr zur Alternative zur klassischen Festanstellung. Schließlich winken - zumindest unter idealen Bedingungen - abwechslungsreiche Aufgaben, viel Flexibilität und teils sogar ein höherer Verdienst.

Wir klären für dich unter anderem, was Freelancing im Detail bedeutet und worauf du als Selbstständige:r unbedingt achten musst. Du darfst dich zusätzlich auf eine praktische Checkliste für die ersten Schritte als Freelancer:in freuen.

Definition: Was bedeutet Freelancing?

Adiós traditionelle Arbeitsmodelle! Als Freelancer:in bzw. freie:r Mitarbeiter:in bist du nicht fest bei einem Unternehmen angestellt, sondern arbeitest selbstständig. In den meisten Fällen bist du für mehrere Firmen gleichzeitig tätig, die dich entweder dauerhaft engagieren oder nur für zeitlich begrenzte Projekte beauftragen.

Ohne Festanstellung hast du keinen Anspruch auf Urlaubstage, Altersvorsorge oder etwaige Benefits. Wenn du Urlaub nehmen möchtest, musst du das in deinem Budget einkalkulieren und den Verdienstausfall ausgleichen. Auch für deine Krankenversicherung und die Begleichung deiner Steuerschuld bist du alleinverantwortlich. Dafür kannst du dir deine Auftraggeber:innen und Aufgabenbereiche selbst aussuchen, deine Arbeitszeit prinzipiell frei einteilen und - abhängig von deinem Berufsfeld - aus dem Homeoffice arbeiten.

Freelancer:in vs. Freiberufler:in

Freelancer:in oder Freiberufler:in - da denkt man schnell mal an das Gleiche. Tatsächlich unterscheiden sich die beiden Begriffe aber. Während du als Freelancer:in theoretisch in jedem Bereich arbeiten kannst, sind die sogenannten freien Berufe klar in § 18 Einkommenssteuergesetz (EstG) definiert. 

Dazu gehören zum Beispiel Ärzt:innen, Journalist:innen, Heilpraktiker:innen, Krankengymnast:innen oder Dolmetscher:innen. Alle Freiberufler:innen haben eine Sache gemeinsam: Sie müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Als Freelancer:in bist du jedoch dazu verpflichtet, sofern du keinem freien Beruf nachgehst.

How to be a freelancer: Wie werde ich Freelancer:in?

Du möchtest dich selbstständig machen und als Freelancer:in arbeiten? Dafür solltest du dich zunächst bei deinem zuständigen Gewerbe- bzw. Finanzamt als Selbstständige:r registrieren oder eine Gewerbenummer beantragen.

Um das erledigen zu können, musst du klar definieren, in welchem Ausmaß (haupt- oder nebenberuflich) und welchem Bereich du künftig arbeiten möchtest. Zu den klassischen Freelancing-Jobs gehören beispielsweise Texter:innen, Software-Entwickler:innen oder Unternehmensberater:innen. Welche Dienstleistung möchtest du erbringen? Achtung: Für Tätigkeiten wie Steuerberatung oder bei handwerklichen Berufen brauchst du bestimmte formale Voraussetzungen - meist eine Ausbildung oder einen Meister:in-Titel. Ein Mindestkapital ist als Freelancer:in jedoch grundsätzlich nicht erforderlich.

Sobald du eine Gewerbeberechtigung bekommen hast und außerdem den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt hast, kannst du mit der Kund:innenakquise über Kontakte, Social Media oder Jobbörsen loslegen. Denn natürlich brauchst du als Freelancer:in Kundinnen und Kunden, um Geld verdienen zu können. Sobald sich ein oder mehrere Unternehmen gefunden haben, startet dein Leben als Freelancerin oder Freelancer so richtig und du beginnst mit der tatsächlichen Arbeit.

Freelancer:in werden: Deine Checkliste für die Selbstständigkeit

Um den Anfang als Freelancer:in für dich so angenehm wie möglich zu gestalten, haben wir dir eine Checkliste für die Selbstständigkeit zusammengestellt.

Checkliste

Berufliche Punkte:

• Definiere deinen Business-Bereich genau. Was kannst du leisten, was nicht?
• Recherchiere, ob dein Job am Freelancing-Markt genug gefragt ist.
• Kläre, inwiefern du dir zusätzliche Fähigkeiten aneignen musst und wo du sie erlernen kannst.

Kund:innen-Akquise:

• Baue eine Online-Präsenz oder Social-Media-Profile auf, damit dich potenzielle Kund:innen kontaktieren können.
• Besuche Networking-Events oder Konferenzen, um dort dein Angebot im persönlichen Austausch oder als Speaker:in vorstellen zu können.
• Gehe direkt auf interessante Unternehmen zu und zeige ihnen, wie du sie unterstützen könntest.

Angebote und Verträge:

• Setze allgemeine Vorlagen für Angebote und Verträge auf. Passe diese individuell an den Kunden oder die Kundin an.
• Sprich im Zweifel mit einer Anwältin oder einem Anwalt über deine vertraglichen Bestimmungen. Ist alles korrekt und rechtlich einwandfrei formuliert?

Rechtliche Bestimmungen:

• Informiere dich über rechtliche Bestimmungen, die für Freelancer:innen im Allgemeinen und im Speziellen für deinen Beruf gelten. Hat dein Wohnsitzland bestimmte Anforderungen?
• Melde dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbe- bzw. Finanzamt an.
• Du brauchst eine eigene Krankenversicherung, sofern du hauptberuflich freelanct. Kümmere dich rechtzeitig um den Abschluss einer Versicherung.

Gehalt und Finanzen:

• Lege einen Stunden- oder Tagessatz für deine Dienstleistungen fest.
• Checke mit Online-Recherchen oder in persönlichen Gesprächen, welche Preise und Tagessätze Freelancer:innen mit dem gleichen Beruf verlangen. Passe deine Kalkulation - wenn nötig - daran an.
• Kläre ab, wie viel du monatlich verdienen willst und wie viele Aufträge du für dein Gehaltsziel benötigst.
• Denke an mögliche Verdienstausfälle durch Krankheit oder Urlaub! Berechne diese in dein monatliches oder jährliches Budget ein.
• Stelle regelmäßig Rechnungen und erwähne ggf. ein Zahlungsziel. Vergiss nicht, in der Rechnung deine Steuernummer anzugeben.
• Reiche deine Steuererklärung fristgerecht ein und begleiche deine Steuerschulden. Konsultiere eine:n Steuerberater:in, wenn du dir unsicher bist.

Versicherung, Steuern & Co - das musst du beachten

Es könnte so einfach sein! Doch leider musst du als Freelancer:in einige Punkte beachten, um die sich ansonsten zumindest großteils dein Arbeitgeber kümmern würde. Besonders wichtig sind für dich versicherungs- und steuerrechtliche Aspekte.

Während eine Krankenversicherung in Deutschland, Österreich und der Schweiz für jede:n Bürger:in verpflichtend ist, gibt es noch weitere Versicherungen, über deren Abschluss du nachdenken solltest:

• Haftpflichtversicherung: Eine Haftpflichtversicherung schützt dich vor etwaigen Schadensersatzforderungen von Kund:innen.
• Rentenversicherung: Altersvorsorge ist wichtig! Kannst du in die gesetzliche Rentenkasse einzahlen oder möchtest du dich lieber privat versichern?
• Unfallversicherung: Besteht die Möglichkeit, dass du durch einen Unfall arbeitsunfähig wirst? Dann solltest du eine Unfallversicherung in Erwägung ziehen.

Sobald du dein Gewerbe angemeldet hast, ist deine steuerliche Situation quasi schon zur Hälfte geklärt. Der zweite Teil folgt, sobald du deine Steuererklärung bis zum Fristende korrekt eingereicht hast und die Ansprüche des Finanzamts beglichen sind. Eine sorgfältige Buchführung hilft nicht nur bei der Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, sondern auch dabei, steuerliche Absatzbeträge (bspw. Werbungskosten oder Investitionen in Equipment) richtig anzugeben.

Übrigens: Bei einem Verdienst bis zu 9.408 Euro musst du in Deutschland keine Einkommenssteuer zahlen. Diese Summe gilt als sogenannter Freibetrag. Sobald du mehr als mehr als 24.500 Euro jährlich erhältst, ist auch für Freelancer:innen Gewerbesteuer fällig.

Nebenberuflich freelancen: Geht das so einfach?

Der Gedanke an einen möglichen Verdienstausfall und finanzielle Unsicherheit bereitet dir ein unangenehmes Engegefühl in der Brust? Wenn dir der Schritt in die hauptberufliche Selbstständigkeit noch zu viel Risiko beinhaltet oder du schlicht und einfach keine Lust darauf hast, kannst du jederzeit nebenberuflich freelancen. Die einzige Voraussetzung dafür ist: Dein Hauptarbeitgeber muss mit deiner Nebentätigkeit einverstanden sein. Lass dir diese Erlaubnis am besten schriftlich geben, um dich im Konfliktfall jederzeit darauf berufen zu können.

Obwohl du dich auch als Nebenberufler:in mit deinem Gewerbe registrieren musst, bist du über deine Festanstellung krankenversichert. Das spart bares Geld. Während du die Sicherheit der Festanstellung weiter genießt, kannst du dich langsam an deine Rolle als Freelancer:in herantasten.

Versteuern musst du dein Zusatzeinkommen übrigens trotzdem! In Deutschland ist das ab Jahreseinkünften von mehr als 410 Euro im Nebengewerbe der Fall. Von deinen Einkünften kannst du allerdings wie auch in der hauptberuflichen Selbstständigkeit Werbungskosten absetzen, die du unter anderem für die Akquise deiner Auftraggeber:innen benötigst.

Arbeit aus dem Ausland: Das gilt es zu beachten

Grundsätzlich bist du als Freelancer:in nicht ortsgebunden und kannst demnach auch aus einem anderen Land für eine Firma arbeiten. Easy, oder? Leider doch nicht ganz. Da wäre noch das allseits ungeliebte Steuerthema. Sofern du nicht länger als 183 Tage im Ausland lebst, bleibst du in deinem Wohnsitzland unbeschränkt steuerpflichtig. Im Ausland musst du keine Steuern bezahlen, sofern mit deinem Wohnsitzland ein Doppelbesteuerungsabkommen gilt. Das wurde zum Beispiel zwischen Deutschland und Österreich geschlossen.

Solltest du dich länger als besagte 183 Tage außerhalb des Landes befinden, gelten die dortigen Steuergesetze für deine Einkünfte. Auch als digitale:r Nomad:in, die oder der regelmäßig während Workation durch die Welt reist, musst du stets zumindest einen festen Wohnsitz besitzen. Nur so kann richtig zugeordnet werden, wo du inwiefern steuerpflichtig bist.

Gute Vorbereitung ist unerlässlich. Such dir frühzeitig eine:n Steuerberater:in, wenn du über die Landesgrenzen hinaus freelanct. Sie oder er kann dir dabei helfen, die etwas verwirrenden Regelungen und Gesetze zu durchblicken und immer korrekt zu handeln.

Letztes Update: 7. November 2023