5 Tipps für fokussiertes Arbeiten

5 Tipps für fokussiertes Arbeiten im Büroalltag

Multitasking, das Zauberwort zur Effizienzsteigerung im Büroalltag. Tatsächlich bedeutet es eines: zusätzlichen Stress. Effizient Arbeiten heißt fokussiert Arbeiten.

Konzept fertigstellen, hier eine Mail beantworten, ein gestresster Kollege am Schreibtisch – wer kennt das nicht? Alles, immer, gleichzeitig lautet die Devise. Ein effizienter Arbeitsprozess besteht nicht aus der Quantität der synchron bearbeiteten Aufgaben. Multitasking kann sogar das Gegenteil bewirken und zu einer Minderung der Konzentrationsfähigkeit führen. Effizientes Arbeiten heißt fokussiertes Arbeiten. Diese 5 Tipps helfen dabei, den Fokus im Büroalltag auf das Wesentliche zu legen:

1.Offline in der Spur bleiben

Das Unvorstellbare, jedoch Offensichtlichste zu erst: offline gehen und bleiben. Wer ohnehin Schwierigkeiten hat, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, sollte sich nicht zusätzlich durch Facebook, WhatsApp & Co. selbst boykottieren. Unnötige Programme und Browserfenster sind hervorragende Ablenkungsquellen. Außerdem reicht es, den Maileingang drei Mal am Tag zu checken. Deshalb: Benachrichtigungsfunktionen aus, privates Handy auf lautlos und Mails nach Möglichkeit gebündelt abarbeiten.

2. Ordnung ist das halbe Leben

Nicht nur ein aufgeräumter Schreibtisch schützt vor Ablenkung, sondern auch ein freier Kopf. Es ist hilfreich, alle anstehenden Aufgaben in einer „To-Do-List“ festzuhalten. Umherschwirrende Gedanken und neue Ideen gehören ebenfalls zu Papier gebracht. So wird nichts vergessen und die volle Konzentrationskapazität kann der aktuellen Aufgabe gewidmet werden.

3. Wissen, was Sache ist

Sinnvoll gebildete Aufgabenblöcke vermeiden Zeitdruck, Terminkollisionen und ständige Schreibtischbesuche. Dringende und wichtige Aufgaben sollten nicht aufgeschoben werden. Ist das Ungeliebte erst erledigt und der Stress weg, fördert das die Konzentration für die übrigen Aufgaben. Gespräche mit Kollegen und Vorgesetzten gehören ebenfalls mit ausreichend Zeit eingeplant.

4. Have a break

Kleine regelmäßige Pausen sind wichtig, damit das Konzentrationsniveau nicht absinkt. Empfohlen wird eine Auszeit alle 60-80 Minuten. Aufgabenblöcke die kurz vor der Fertigstellung sind, sollten noch erfüllt werden, um neue Anlaufzeiten zu verhindern und in Ruhe abschalten zu können.

5. Ein Zeichen setzen – „Flow“ schützen

Damit der Arbeitsfluss nicht von Kollegen, so sehr diese auch gemocht werden, unterbrochen wird, ist es sinnvoll, ein Zeichen zu setzten. Ein Fähnchen oder ein rotes „Post-It“ am PC-Bildschirm können eine große Wirkung haben. Ein „Hättest Du mal kurz Zeit?“ zu einem ungünstigen Zeitpunkt, gehört damit der Vergangenheit an.

Ständig überfordert? Hier 5 Tipps gegen Stress am Arbeitsplatz.