Abwesenheitsnotiz: Beispiele & Vorlagen

Eine Abwesenheitsnotiz ist ein kurzer, vorformulierter Text, der automatisch verschickt wird, wenn du gerade nicht auf berufliche Anfragen reagieren kannst.

Klassischerweise richtet man eine Abwesenheitsnachricht für das berufliche E-Mail-Postfach ein, bevor man in den Urlaub geht, geschäftlich verreist oder aus anderen Gründen für eine längere Zeit nicht erreichbar ist. Seit einiger Zeit werden vor allem für die interne Kommunikation in Unternehmen neue digitale Kommunikationswege wie Teams oder Slack genutzt. Auch in diesen Tools können Abwesenheitsnachrichten aktiviert werden. Wir zeigen dir, wie du eine Abwesenheitsnotiz erstellen kannst und was unbedingt darin stehen sollte.

Warum sollte man eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Die Antwort liegt auf der Hand: Wer dir eine berufliche E-Mail oder eine Nachricht per Slack oder Teams schickt, erwartet in der Regel ein Feedback. Ohne Abwesenheitsnotiz ist dem:der Sender:in nicht klar, dass du aktuell nicht erreichbar bist. Besonders wenn du im Kundenkontakt stehst, solltest du auch für kürzere Abwesenheiten eine entsprechende automatische Antwort einstellen. So kannst du sicherstellen, dass Anfragen nicht allzu lange unbeantwortet bleiben und dringende Anliegen beispielsweise an eine mögliche Vertretung weitergeleitet werden können.

In welchen Situationen sollte man eine automatische Abwesenheitsnotiz aktivieren?

Viele Unternehmen haben Guidelines, die vorschreiben, in welchen Situationen man eine Abwesenheitsnachricht aktivieren sollte. Wenn es in deinem Unternehmen keine feste Regel diesbezüglich gibt, kannst du als Faustregel ab mehr als einem Tag Abwesenheit eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Wenn deine Kontakte daran gewöhnt sind, dass du besonders schnell antwortest, kannst du auch schon bei einem halben Tag Abwesenheit eine entsprechende Autoreply-Nachricht aktivieren. 

Typische Situationen für eine Abwesenheitsnachricht sind:

• Urlaub
• Geschäftsreisen
• Trainings oder Fortbildung
• Betriebsurlaub
• Ganztägige Meetings oder Workshops
• Krankheit
• Mutterschutz und Elternzeit
• Kündigung

Das sollte in einer Abwesenheitsnachricht stehen

Eine Abwesenheitsnotiz kann kurz und knapp formuliert sein, sollte aber folgende Punkte enthalten:

1. Eine passende Anrede und Wertschätzung:

Beginne deine Abwesenheitsnachricht wie alle anderen geschäftlichen E-Mails mit einem Gruß und bedanke dich für die Nachricht.

"Liebe:r Sender:in, herzlichen Dank für Ihre E-Mail."

2. Eckdaten deiner Abwesenheit:

Informiere über den Zeitraum deiner Abwesenheit, im Krankheitsfall kannst du dich auch wage ausdrücken.

"Vom 20. bis 28. September bin ich im Urlaub und daher nicht erreichbar."

"Ich bin voraussichtlich bis zum 28. September nicht erreichbar."

3. Informationen zu deiner Vertretung

Wenn du während deiner Abwesenheit von einer anderen Person vertreten wirst, erwähne dies auch in der Abwesenheitsnotiz.

"Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Frau Müller. Sie erreichen sie per E-Mail (mustermann@firma.de) oder telefonisch unter 0172/xxxx."

4. Informationen zur automatischen Weiterleitung

Gib an, ob die E-Mail automatisch weitergeleitet wird (zum Beispiel an deine Vertretung) oder ob du sie nach deiner Rückkehr beantworten wirst.

5. Freundlicher Abschluss

Beende die Abwesenheitsnachricht mit einer Grußformel, die du auch sonst in E-Mails benutzt.

Automatische Abwesenheitsnotiz: Beispiele, Vorlagen und Muster

In vielen Unternehmen gibt es Vorlagen für Abwesenheitsnotizen. In diesem Fall solltest du dich bei der Formulierung deiner automatischen E-Mail-Antwort auch an dieser orientieren. Andernfalls kannst du dich von unseren Beispielen inspirieren lassen. Ob du eine Abwesenheitsnotiz im Urlaub benötigst, beruflich unterwegs bist oder wegen Krankheit nicht arbeiten kannst, wir haben passende Vorlagen und Muster für dich zusammengestellt.

Die klassische Abwesenheitsnotiz

Eine klassische Abwesenheitsnotiz ist klar formuliert und konzentriert sich auf die wesentlichen Fakten.

Die freundliche Abwesenheitsnotiz

Ob du deine Abwesenheitsnotiz ganz klassisch formulierst, oder ob du die automatische E-Mail etwas emotionaler formulierst, hängt davon ab, wie du mit deinen Kontakten im Alltag kommunizierst. Geht es bei euch nüchtern und eher formell zu, sollte auch deine Abwesenheitsnachricht so formuliert sein. Pflegst du einen persönlichen Kontakt zu deinen Kund:innen, darf sich das auch in der Abwesenheitsnotiz widerspiegeln. Das Gleiche gilt zum Thema Siezen/Duzen. Wenn du alle Personen, die dich während deiner Abwesenheit anschreiben könnten, mit „du“ ansprichst, kannst du das in deiner Abwesenheitsnotiz ganz genauso machen.

Die elegante Abwesenheitsnotiz

Bei dem:der Empfänger:in können automatische Abwesenheitsnotizen Frust auslösen. Vielleicht kennst du das: Du schickst eine E-Mail, um eine schnelle Information zu einer Frage zu erhalten. Wenn es direkt nach dem Senden „bing“ macht, ist die Chance hoch, dass die E-Mail nicht durchgegangen ist oder dass du eine Auto-Reply-Nachricht bekommen hast – nervig. 

Mit einer elegant formulierten Abwesenheitsnachricht kannst du deinen Kontakten diesen Frust nehmen und vielleicht sogar ein Lächeln ins Gesicht zaubern. 

Die lustige Abwesenheitsnotiz

Ungewöhnliche Abwesenheitsnotizen, die nicht nach dem 0815-Schema formuliert sind, können sehr unterhaltsam sein. Allerdings solltest du dir sicher sein, dass deine Kontakte diesen Humor verstehen.

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Eine Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub hat einen erfreulichen Hintergrund. Es gibt jeden Grund zur Freude und wahrscheinlich werden sich deine Kontakte mit dir freuen. Bei einem Abwesenheitsnachricht auf Grund von Krankheit sieht es anders aus. Wenn du mehr als einen Arbeitstag ausfällst, solltest du ebenfalls eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Es bietet sich an, sie auf klassische Weise zu formulieren. Den Grund für deine Abwesenheit (Krankheit) kannst du erwähnen, musst es aber nicht! 

Wichtig: Solltest du für längere Zeit ausfallen, kannst du erwähnen, dass du für unbestimmte Zeit nicht erreichbar bist. In diesem Fall bietet es sich an, eine automatische Weiterleitung zu aktivieren, damit keine E-Mail liegen bleibt.

Abwesenheitsnotiz bei Mutterschutz oder Elternzeit

Während deinem Mutterschutz und/oder der Elternzeit, wirst du für eine längere Zeit nicht beruflich erreichbar sein. Das Gute: Diese Abwesenheit kommt nicht überraschend, du kannst dich vorbereiten und im besten Fall gibt es eine Vertretung, an die deine E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Dennoch solltest du eine Abwesenheitsnachricht aktivieren. Wie bei der Abwesenheitsnotiz bei Krankheit gilt auch bei Mutterschutz und Elternzeit: Du kannst den Grund deiner Abwesenheit in deiner Abwesenheitsnotiz erwähnen, musst das aber nicht.

Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Die Abwesenheitsnotiz im Falle einer Kündigung ist etwas heikel. Aus Sicht des Unternehmen ist es wichtig, dass keine Kontakte durch das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen verloren gehen und E-Mails ins Leere laufen. Ausscheidende Mitarbeiter:innen wollen nicht einfach verschwinden, ohne ihren Kontakten eine entsprechende Nachricht hinterlassen zu haben. Im besten Fall wird eine Abwesenheitsnotiz bei Kündigung vom Arbeitgeber und von der ausscheidenden Person gemeinsam neutral und professional formuliert.

Wie in allen anderen Fällen, ist es besonders wichtig, in der Abwesenheitsnotiz eine:n Ansprechpartner:in zu nennen. Üblicherweise wird für drei bis sechs Monate nach dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen eine Abwesenheitsnotiz aktiviert. Danach wird das Postfach deaktiviert.

Achtung: Automatische Weiterleitungen nach einer Kündigung sind datenschutzrechtlich eine Grauzone. Die persönliche E-Mail-Adresse enthält üblicher Weise Vor- und Nachnamen und damit persönliche Daten. Wenn der Arbeitgeber nicht vorgegeben hat, dass die Firmen-Adresse nur für berufliche Zwecke genutzt werden darf, darf er keine automatische Weiterleitung aktivieren. Ohne automatische E-Mail-Antwort bleiben E-Mails daher im schlimmsten Fall unbeantwortet.

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook

Folge diesen Schritten, um in Outlook eine Abwesenheitsnotiz festzulegen:

1. Wähle unter „Werkzeuge“ in der oberen Leiste „Automatische Antworten“ aus.

2. In dem Fenster, das sich nun öffnet, kannst du deine automatische Antwort für Outlook einstellen.

3. Setze den Haken bei „Automatische Antworten für das Konto…“

4. Gib den Text für deine Abwesenheitsnotiz ein und definiere den Zeitraum. So kannst du den Beginn und das Ende für deine automatische Abwesenheitsnotiz festlegen. Klicke anschließend auf "ok".

Geschafft. Du hast deine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet. Sollte sich der Zeitraum deiner Abwesenheit verändern, kannst du die Einstellungen für die automatische E-Mail jederzeit aktualisieren oder deaktivieren.

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Gmail

Folge diesen Schritten, um in Gmail eine automatische Abwesenheitsnotiz festzulegen:

1. Klicke in deinem Konto oben rechts auf das Rad, um zu Einstellungen zu wechseln und wähle „Alle Einstellungen aufrufen“ aus.

2. Scrolle ganz nach unten, bis du bei „Abwesenheitsnotiz“ angekommen bist.

3. Klicke „Abwesenheit aktiviert“.

4. Gib im Fenster den Betreff und den Text für deine Abwesenheitsnotiz ein und definiere den Zeitraum deiner Abwesenheit.

5. Klicke auf „Änderungen speichern“ – geschafft.

So erstellst du eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams

Im Messenger-Dienst Teams kannst du in deinem Status angeben, dass du abwesend bist und wie lange. Du kannst einstellen, dass eine entsprechende Abwesenheitsnachricht an Personen geschickt wird, die dir eine Nachricht schreiben. Folge dazu diesen Schritten:

1. Klicke oben rechts in der Leiste auf dein Namens-Icon.

2. Klicke deinen Status und wähle „offline“ oder „abwesend“ aus, klicke auf „Dauer“.

3. Gib die Dauer deine Abwesenheit an und wie lange dieser Status angezeigt werden soll und klicke auf „fertig“. 

4. Wenn du neben deinem Status eine automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren willst, klicke auf „Statusmeldung“.

5. Gib den Text für deine Abwesenheitsnachricht ein und definiere den Zeitraum, in dem diese verschickt werden soll. Klicke auf „Fertig“.

Letztes Update: 26. September 2023