Nerd-Brille die auf einem Schreibtisch liegt und die verschwommene Tafel im Hintergrund klar werden lässt.

Effizient zum Erfolg: Diese Tipps machen Dich produktiver

Effizienz und Produktivität – zwei Wörter, die wir jeden Tag aufs Neue als imaginären Schlachtruf verinnerlichen, bevor wir den Laptop anmachen und uns in den Arbeitsdschungel stürzen. Gerade in einer zunehmend komplexeren Arbeitswelt, in der Informationen täglich auf uns hereinprasseln, steigt der Wunsch nach immer besseren Arbeitsprozessen, nach besserem Selbstmanagement und nach besserem Durchblick im Arbeitsalltag.

Mit rund 929 Millionen Business E-Mail Accounts weltweit und über 100 Billionen E-Mails, die tagtäglich versendet werden (nur Geschäftsemails eingerechnet), ist es kein Wunder, dass Kopfschmerztabletten Hochkonjunktur haben. Die zunehmende Komplexität hinterlässt natürlich auch psychisch Spuren: 36% der befragten Teilnehmer der Studie “Karriereziele 2016” der ManpowerGroup gaben an, dass sie Abends besser abschalten möchten und 17%, dass sie ihre Effizienz steigern möchten. Zwei klare Trends, die zusammenhängen. Dabei ist Effizienz nicht nur ein Ziel, sondern gleichzeitig die Lösung für besseres Abschalten nach Feierabend. Denn arbeiten wir smarter, fällt es uns leichter mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erfüllen und den Durchblick zu behalten, statt einfach mehr Zeit im Büro abzusitzen. Effizienz entlastet die Psyche – erledigt und vergessen.

Wenn Du schon oft am Ende des Tages feststellen musstest, dass Du Dich wieder in der Informationsjagd verrannt hast, statt die große Beute zu erlegen, dann helfen Dir unsere Effizienztipps weiter.

“Informationen aus dem Internet zu ziehen, ist wie einen Schluck aus einem Hydranten zu nehmen.” Mitchell Kapor

Frühjahrsputz im Kopf

Produktivitätsguru und Autor David Allen empfiehlt, so viel wie möglich abzuwerfen, was in unserem Kopf als Ballast rumschwirrt. Was sind die konkreten To-Do’s, Fragen, Anrufe, Termine etc. über die Du konstant nachdenkst? Fällt Dir grade was Neues ein – sofort aufschreiben!

Ein Blatt Papier als To-Do Liste ist in unserer schnelllebigen Zeit ist nicht mehr effizient – denn selbst die kleinen Aufgaben ändern sich oft schneller als man sie wieder durchstreichen kann. Das hängt damit zusammen, dass wir alle Teil einer langen Lieferkette sind, bzw. mehrerer Lieferketten. Alles hängt zusammen. Somit macht eine To-Do Liste, die online schnell angepasst werden kann – also ohne Gekritzel – mehr Sinn. Besser noch ist es, wenn die To-Do Liste geteilt wird, so dass alle Beteiligten dran arbeiten können. So siehst du Veränderungen sofort, ohne erst E-Mails hin und her schieben zu müssen! Dafür gibt es mittlerweile viele Apps auf dem Markt, wie beispielsweise Trello. Die Eisenhower Matrix kann DIr zudem bei der Priorisierung der Aufgaben helfen!

Matrix

Kombiniere ähnliche Aufgaben

Es mag verlockend klingen: Nach 10 Minuten lasse ich die unliebsame Aufgabe mal liegen, um mich etwas anderem zu widmen. Blöd nur, dass wir bei jedem “switchen” an Effizienz und Zeit verlieren! Besser ist es, die unliebsamen Aufgaben zusammenzufassen – z. B. alle Rechnungen am Freitag bearbeiten. Diese Methode verhindert es, dass Aufgaben Platz in Deinem Kopf einnehmen und spart auch noch Zeit.

Werde Meister deiner E-Mails

Studien des renommierten Psychologen Glenn Wilson belegen, dass Multitasking einen fataleren Einfluss auf unsere Konzentrationsstärke und Gedächtnisleistung hat als das Rauchen von Gras! Trotzdem haben die meisten Menschen ihre E-Mailbox so eingestellt, dass sie neue E-Mails automatisch erhalten. Das macht dann ca. alle 5 Minuten ein “Bling”! Wenn man alle 5 Minuten auch checkt, ergibt das 200 Ablenkungen pro Arbeitstag! Setze Dir klare Strukturen. Vielleicht reicht es stündlich reinzuschauen – eventuell sogar nur alle 2 Stunden? Wenn Du regen Schriftverkehr hältst, dann ist es wahrscheinlich Zeit für das Telefon oder ein Collaboration Tool wie Google Apps for Work, wo Du gemeinsam mit Kollegen an Dokumenten arbeiten kannst.

Iss den Frosch!

Der Amerikanische Coach und Autor Brian Tracy erfand die “Eat the Frog”, also ”Iss den Frosch”-Methode. Hauptsächlich geht es darum, die wichtigste, anspruchsvollste und eventuell unliebsamste Aufgabe ganz am Anfang des Tages abzuhaken! Denn trotz individueller Vorlieben beim Arbeitsrhythmus können wir unsere biologische Uhr nicht austricksen: Konzentrationsleistung und Fokus sind am Vormittag am höchsten! Das sind die besten Voraussetzungen, um solche Aufgaben gleich als erstes erfolgreich anzugehen. Das motiviert nicht nur für den Rest des Tages, sondern hilft auch dabei den Kopf frei zu kriegen für andere Aufgaben.

Tipp: Versuche mal Dein Laptop-Passwort zu ändern in “IssDenFrosch”. Diese Erinnerung gleich am Morgen kann Wunder bewirken!

Zeit stoppen

Du hast vielleicht schon mal vom Parkinsons Gesetz gehört. Cyril Northcote Parkinson war ein sehr effizienter Brite: Er schrieb mehr als 60 Bücher und eines davon, wurde zu einem viel zitierten Wirtschaftsklassiker. Eine seiner Kernaussagen lautet: „Arbeit dehnt sich aus wie ein Kaugummi, um die Zeit zu füllen, die dafür zur Verfügung steht”. Vielleicht hast Du diese Beobachtung schon mal während deinem Studium gemacht: Die Diplom- oder Masterarbeit hat genauso viel Zeit in Anspruch genommen, wie Du dafür bekommen hast. Eine Woche früher wärst Du niemals fertig geworden! Oder vielleicht doch?! Wahrscheinlich hättest Du einfach weniger Zeit mit Netflix verbracht oder effizienter gearbeitet.

Was bedeutet das nun konkret? Setze Dir einen Timer oder eine Deadline! Bei den meisten Aufgaben kann man recht gut abschätzen, wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen werden. Falls Du früher fertig wirst, motiviert das zusätzlich. Simple Apps für dieses Vorhaben gibt es zu Genüge. Ein Beispiel dafür ist der Pomodoro Timer. Dieser lässt Dich individuelle Zeiten einstellen. Die eigentliche Pomodoro Technik beruht darauf, dass Du an Aufgaben 20 Minuten arbeitest und dann 5 Minuten Pause machst. Das kann zusätzlich den Fokus erhöhen.

Gehirn aufladen

Jede Entscheidung die wir tagtäglich treffen, frisst etwas Glukose, die unser Gehirn braucht, um zu funktionieren. Unser Gehirn funktioniert nach zwei Verfahren: Das erste steuert unsere Gedanken. Das andere hat kein Skript und so steuern die Gedanken manchmal uns. Der erste Modus hilft uns dabei, Aufgaben zu erledigen. Aber wir können nicht ständig in diesem Modus bleiben. Ab einem gewissen Punkt driften wir ab, ein Gedanke folgt dem nächsten und wir erwischen uns beim Tagträumen. Du wirst das eventuell als unwillkommen ansehen. Allerdings brauchen wir diese Phasen auch, da es unseren Glukosespeicher im Gehirn wieder auffüllt.

Diese Phasen können zudem die Kreativität fördern und neue Lösungen oder Verbindungen zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen lassen. Lass es zu, anstatt es zu bekämpfen, aber setze dir auch hier einen Timer. Nimm dir z.B. 10 Minuten für eine mentale Auszeit. Was dabei sehr helfen kann: die App Calm.com. Wähle ein Panorama auf deinem Smartphone oder Laptop und die passende Musik (z. B. das Seepanorama in den Bergen mit Wasser und Vogelgeräuschen).

Autorisiere und delegiere

Der letzte Tipp richtet sich vor allem an Perfektionisten und Menschen in Führungspositionen: Du willst “overdelivern” und am besten ist alles schon gestern fertig gewesen!? Lerne Verantwortung stückweise abzugeben und andere zu autorisieren. Viele Menschen fühlen sich gut, wenn Sie mehr Spielraum und Verantwortung bekommen und dabei auch noch helfen können.

Lerne, Aufgaben richtig zu kommunizieren – was, wann, warum? Anstatt ein striktes “Wie?”. Damit baust Du Vertrauen in Deine Mitarbeiter und Kollegen auf – und sie in Dich!

Was haben alle diese Methoden gemeinsam? Sie sind simpel und einfach umzusetzen, haben aber eine große Wirkung auf den Arbeitsalltag! Genau darum geht es bei Effizienz: den smarten Einsatz eigener Ressourcen für die optimale Zielerreichung.

Über den Tippgeber Stephan Rathgeber

Anfang 2012 startete Stephan Rathgeber bei der ManpowerGroup. Nach Stationen als Trainee, Specialist und Pressesprecher verantwortet Stephan Rathgeber seit Juli 2013 als Director Marketing, Kommunikation und Digitales Business der ManpowerGroup Deutschland. Seine Passion liegt in den Fachbereichen Zukunft der Arbeit, Innovation Management und Leadership.

Über die ManpowerGroup Deutschland

Im Juni 2015 hat die ManpowerGroup Deutschland die 7S Group übernommen. Mit mehr als 27.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 920 Millionen Euro rückt die ManpowerGroup in die Top 3 der größten Personaldienstleister in Deutschland auf. Unter dem Dach der neuen ManpowerGroup agieren in Deutschland an 360 Standorten die Gesellschaften Manpower, Experis, ManpowerGroup Solutions, Proservia, Right Management und die Einzelmarken der 7S Group.

Quelle Grafik: zervant.com