Mann schaut auf Kanban-Board

Agil, Scrum & Kanban: Wer, wie, was und warum eigentlich?

Vor wenigen Jahren noch als Zukunftsmusik belächelt, liegen agile Projektmanagement-Methoden jetzt voll im Trend. Populäre Modelle wie Scrum und Kanban versprechen effiziente Abläufe und motivierte Mitarbeiter. Ihr versteht nur Bahnhof? Dann seid Ihr hier genau richtig. Das sind die agilen Erfolgsmodelle der modernen Arbeitswelt.

Agil! Langfristig war gestern

Wer kennt es nicht: Projekte werden langfristig geplant, alles bis in kleinste Detail ausgefeilt und schon bei der ersten Panne, wird alles über Bord geworfen. Köpfe rollen, die Stimmung ist im Keller und ein völlig Unbeteiligter wird belohnt. Der Klassiker eben.Stress, Unzufriedenheit und mangelnde Wirtschaftlichkeit sind Probleme, mit denen ein Team häufig kämpft. Das liegt an der Tatsache, dass Abläufe im klassischen Projektmanagement von einem einzigen Faktor abhängen – dem Umfang der zu entwickelnden Lösung. Was passiert, wenn der Projektleiter plötzlich feststellt, dass Zeit und Budget doch nicht reichen, ist bekannt.

Agile Projektmanagement-Methoden machen damit Schluss. Hier steht nicht nur das Ziel, sondern auch der Weg im Vordergrund. Das Wörtchen „agil“ steht dabei für die flexible und dynamische Steuerung von Prozessen. Konkret bedeutet das ein Produkt oder Projekt nur Schritt für Schritt mit einem sich selbst organisierenden, interdisziplinären Team zu entwickeln. Nicht auf lange Sicht, sondern in kurzen und regelmäßigen Zyklen – auch als „Sprints“ bekannt. Die Länge eines solchen Sprints beträgt maximal 30 Kalendertage. In der Praxis werden allerdings kürzere Zyklen mit 14 Tagen oder einer Woche immer beliebter.

Anders als bei der klassischen Projektplanung, definiert man in agilen Modellen zuerst die verfügbare Arbeitszeit und das Budget. Die Frage, die sich daraus ergibt ist, wie viel das Team im Rahmen der vorhandenen Ressourcen umsetzen kann. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, liegen auf der Hand: Dringende Aufgaben können priorisiert und schneller behandelt werden. Fehler werden schneller ausgemerzt. Spezifikationen können falls überflüssig weggelassen oder später ergänzt werden. Zyklen machen Fortschritte sichtbar und schaffen eine transparente Arbeitsweise.

Scrum und Kanban sind die wohl etabliertesten agilen Projektmanagement-Modelle. Besonders im Bereich der Softwareentwicklung gibt es jedoch unzählige Mischformen und Spezifikationen.

Scrum: Die schlanke Linie

Die Idee hinter Scrum ist die kontinuierliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern, Prozessen, Ressourcen und Methoden. Diese permanente Verbesserung ist jedoch nur in kleinen Schritten möglich. Cut an elefant into slices – Projekte werden basierend auf der agilen Arbeitsweise in Häppchen zerteilt, die ein Team in Sprints abarbeitet.

Scrum-Prozess auf Flipchart

Am Anfang eines Scrum-Projekts beginnt der „Product Owner“ das „Product Backlog“ zu erstellen – eine priorisierte Aufgabenliste für das Team. Beim sogenannten „Sprint Planning“ entscheidet das gesamte Team, welche Aufgaben in den Sprint genommen werden. Kernkriterien sind die realistischste Umsetzung im zeitlich festgelegten Rahmen und die Priorität der Aufgabe. Neben dem „Product Owner“ nimmt der „Scrum Master“ eine wichtige Rolle im Team ein. Er ist dafür verantwortlich, dass jeder im Team die Prozesse versteht und einhält. Er beseitigt außerdem Hindernisse, die während eines Prozesses auftauchen. Ist ein Sprint beendet, und hat das Ergebnis den „Review-Prozess“ bestanden, geht es in die Retrospektive. Sie fördert die Lerneffekte im Team, beseitigt Probleme und führt zu einer positiven Stimmung. Dabei wird die Qualität des abgeschlossenen Sprints überprüft. Wie geht es dem Team, funktionieren die Werkzeuge und was hat im Arbeitsprozess gestört, sind die zentralen Fragen. Anschließend werden die nächsten Aufgaben aus dem „Product Backlog“ ausgewählt, neu priorisiert und neu verteilt. Dann geht die Party wieder von vorne los.

Kanban: Übersicht ist alles

Im Gegensatz zu Scrum geht es bei Kanban nicht primär darum, Prozesse zu verbessern. Kanban ist vielmehr eine Methode, um den kontinuierlichen Arbeitsfluss sicherzustellen. Das Stichwort dabei lautet: Visualisierung. Sämtliche Aufgaben und Abläufe werden mithilfe eines Boards, welches in Zeilen und Spalten unterteilt ist, sichtbar gemacht. Jede Aufgabe wird durch ein „Ticket“ dargestellt und wandert so im Laufe des Projekts über das Board. Probleme die während der Arbeit auftauchen, werden ebenfalls visualisiert. Somit weiß jeder im Projekt-Team, was der andere gerade macht und wie weit die einzelnen Aufgaben fortgeschritten sind.

Damit es nicht zum Ticketstau kommt, gibt es Regeln, die vorab festgelegt werden. Zum Beispiel, wie viele Tickets auf einmal in einer Spalte oder überhaupt auf dem Board sein dürfen. Um im „Flow“ zu bleiben, soll jeder Projektteilnehmer nur an einem Ticket arbeiten. Ist das nicht möglich oder tauchen zu viele „Problem-Tickets“ auf, entstehen unnötige Wartezeiten. Was den „Flow“ blockiert, muss behoben werden. Diese agile Methode erleichtert die Abstimmung und eignet sich vor allem für projektübergreifende Teams. Schlecht planbare Aufgaben werden dadurch leichter eingebunden und auch der „Flow“ in kleineren Projekten ist damit sichergestellt.